Sala na konferencję hybrydową w Warszawie — sprzęt, obsługa i koszty
Dobra sala na konferencję hybrydową w Warszawie różni się od zwykłej sali konferencyjnej trzema rzeczami: obrazem, który widzi kamera, dźwiękiem, który słyszy osoba po drugiej stronie łącza, i człowiekiem, który tym steruje. Reszta — metraż, krzesła, kawa — jest taka sama jak przy spotkaniu stacjonarnym.
Poniżej opisujemy to na konkretnym obiekcie: 430 m² na 27. piętrze Widok Towers przy Alejach Jerozolimskich 44, minutę pieszo od stacji metra Centrum. Podajemy ceny netto, bo bez nich nie da się zaplanować budżetu hybrydy.
Konferencja hybrydowa — co się zmienia w wymaganiach wobec sali
Przy spotkaniu stacjonarnym najgorsze, co może się stać, to zbyt ciasne ustawienie krzeseł. Przy hybrydzie każdy z poniższych punktów potrafi wyłączyć zdalną część widowni z wydarzenia.
| Co musi zadziałać | Dlaczego to ważne | Jak to wygląda u nas |
|---|---|---|
| Mikrofony dla publiczności | Pytanie z sali bez mikrofonu nie dociera do uczestników online. Dla nich prelegent odpowiada na ciszę. | Trzy mikrofony bezprzewodowe do ręki są na miejscu. Większą liczbę zgłasza się najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem. |
| Materiał dopasowany do ekranu | Prezentacja w złym formacie wyświetla się z czarnymi pasami — na transmisji widać je jeszcze wyraźniej niż na sali. | Ekran LED ma 2300 × 900 pikseli. Opisujemy niżej, jak przygotować slajdy. |
| Obraz z ekranu w transmisji | Kamera skierowana na ekran daje nieczytelną prezentację. Sygnał musi iść do transmisji osobno. | Ekran LED i transmisja są w tej samej pozycji — prowadzi je jeden technik. |
| Oświetlenie prelegenta | Pod światło z okna kamera pokazuje sylwetkę, nie twarz. | Oświetlenie DMX wchodzi w obsługę techniczną. Okna są przeszklone na całej długości, więc scenę ustawiamy względem słońca. |
| Osoba przy realizacji przez całe wydarzenie | Zdalna część widowni nie zgłosi awarii — po prostu wyjdzie. | Technik pracuje w całym bloku 4 h albo 8 h. |
| Czas na próbę | Pierwsze połączenie z platformą zawsze trwa dłużej, niż się zakłada. | Technik prosi o minimum 1,5 godziny przed wejściem publiczności. Ten czas mieści się w wykupionym bloku i nie jest osobno płatny. |
Jedno zdanie, które warto zapamiętać przy planowaniu budżetu: przy hybrydzie nie da się wynająć samej sali. Ekran LED, nagłośnienie, mikrofony, oświetlenie DMX i transmisja wchodzą wyłącznie w pozycję obsługi technicznej — bez niej wynajmują Państwo pustą przestrzeń.
Kto i czym prowadzi transmisję
Przy hybrydzie sprzęt dzieli się na dwie grupy: ten, który jest w sali i wchodzi w obsługę techniczną, oraz ten, który dowozimy specjalnie pod transmisję.
| Sprzęt | Rozliczenie |
|---|---|
| Ekran LED 2300 × 900 px, nagłośnienie, 3 mikrofony bezprzewodowe do ręki, oświetlenie sceniczne DMX, stanowisko realizatora | w pozycji obsługi technicznej — 3 500 zł netto do 4 h, 4 500 zł netto do 8 h |
| Kamera i sprzęt potrzebny do streamingu | osobna pozycja, płatna dodatkowo — wyceniamy pod zakres wydarzenia |
| Realizacja własna klienta | nie przyjmujemy |
Kamera i osprzęt do transmisji są dodatkowo płatne, ale podłącza je i prowadzi ta sama obsługa techniczna, która odpowiada za ekran i dźwięk — wszystko idzie przez jedno stanowisko i jedną osobę. Dzięki temu nie ma momentu, w którym dwie ekipy ustalają między sobą, kto podaje sygnał na ekran.
Materiały na ekran mają nietypowy format: natywna rozdzielczość to 2300 × 900 pikseli, czyli proporcje 2,56:1, a nie standardowe 16:9. Prezentacja przygotowana „jak zwykle” wyświetli się na środku, z czarnymi polami po bokach. Jak przygotować slajdy w obu wariantach, jak przekazać pliki i jakie są parametry całego wyposażenia — opisujemy w specyfikacji sali konferencyjnej w Widok Towers.
Wszystkie ustalenia techniczne prowadzimy przez biuro WE EVENT. Na tydzień przed wydarzeniem spisujemy z Państwem harmonogram, liczbę mikrofonów, kolory marki do oświetlenia i zakres transmisji — i przekazujemy to dalej obsłudze technicznej. Jeden kontakt, bez szukania, kto za co odpowiada.
Sala na 27. piętrze Widok Towers — pojemność i układy
430 m² jednej otwartej przestrzeni, bez ruchomych ścianek. Liczby poniżej są maksymalne dla każdego układu, a nie szacunkowe.
| Układ | Maksimum | Przy hybrydzie |
|---|---|---|
| Teatralny | 120 osób | Najlepszy przy jednej scenie i transmisji z prelegenta. |
| Koktajlowy, bez krzeseł | 150 osób | Na część networkingową po zakończeniu transmisji. |
| Okrągłe stoły na 10 osób | 90 osób | Stoły dowozimy na zamówienie — nie ma ich w sali. |
| Niskie stoliki na 3 osoby | 63 osoby | Stoliki są na miejscu i w cenie wynajmu. |
Teatralnie sala mieści 120 osób, koktajlowo 150, przy okrągłych stołach 90, a przy niskich stolikach 63 osoby. Piętnaście dużych stołów na sześć do ośmiu osób stoi na miejscu i jest w cenie wynajmu; dziewięć okrągłych stołów na dziesięć osób dowozimy — logistyka to 800 zł netto ryczałtem plus około 165 zł netto za stół, czyli pełne ustawienie na 90 osób to około 2 285 zł netto.
Ile kosztuje konferencja hybrydowa w centrum Warszawy
Salę wynajmujemy w dwóch blokach: 4 h albo 8 h, w wersji z obsługą techniczną albo bez niej. Przy hybrydzie w grę wchodzą wyłącznie warianty z obsługą.
| Pozycja | Cena netto |
|---|---|
| Sala — 4 h, z obsługą techniczną | 15 500 zł |
| Sala — 8 h, z obsługą techniczną | 20 000 zł |
| Sala — 4 h, bez obsługi (bez dostępu do sprzętu) | 12 000 zł |
| Sala — 8 h, bez obsługi (bez dostępu do sprzętu) | 15 500 zł |
| Godzina pracy technika ponad 8 h | 150 zł / h |
| Godzina wydarzenia ponad 8 h | 500 zł / h |
| Hostessa przy bramkach — pozycja obowiązkowa | 1 200 zł / 8 h |
Blok ośmiogodzinny z obsługą techniczną kosztuje 20 000 zł netto, czterogodzinny 15 500 zł netto. Hostessa jest pozycją obowiązkową: wymóg budynku to osoba przy bramkach na parterze przez cały czas trwania wydarzenia, 1 200 zł netto za 8 h, a każdy kolejny blok to kolejna osoba.
Przykład: konferencja hybrydowa dla 80 osób, blok 8 h
| Pozycja | Netto |
|---|---|
| Sala 8 h z obsługą techniczną (ekran LED, nagłośnienie, mikrofony, światło, transmisja) | 20 000 zł |
| Hostessa, 8 h | 1 200 zł |
| Menu WE Catering, 80 × 136 zł | 10 880 zł |
| Obsługa kelnerska, 4 kelnerów × 450 zł | 1 800 zł |
| Razem | 33 880 zł |
Konferencja hybrydowa dla 80 osób w bloku ośmiogodzinnym, z pełną obsługą techniczną, hostessą i cateringiem, kosztuje około 33 880 zł netto. Bez cateringu to 21 200 zł netto. Wycena nie zawiera okrągłych stołów, bo przy układzie teatralnym nie są potrzebne.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Parametry sali w jednym miejscu
Te same pytania wracają w każdym zapytaniu ofertowym: gdzie to jest, ile osób, za ile i kiedy. Odpowiedzi zebrane razem, żeby dało się nas porównać z innymi obiektami bez wysyłania zapytania.
| Parametr | Wartość |
|---|---|
| Dzielnica | Warszawa, Śródmieście — centrum miasta |
| Adres | Aleje Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa, 27. piętro Widok Towers |
| Dojazd | 1 minuta pieszo od stacji metra Centrum. Dla gości nie ma parkingu w budynku. |
| Powierzchnia | 430 m² jednej otwartej przestrzeni, bez ruchomych ścianek |
| Do 10 osób · 10–20 osób | Nie — zła proporcja do 430 m² |
| 20–50 osób | Tak, układ warsztatowy przy stołach |
| 50–100 osób | Tak, we wszystkich układach |
| Ponad 100 osób | Tak — do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo |
| Budżet — sama sala | od 12 000 zł netto (4 h bez sprzętu) do 20 000 zł netto (8 h z pełną obsługą techniczną) |
| Budżet — konferencja hybrydowa dla 80 osób | około 33 880 zł netto z cateringiem, 21 200 zł netto bez cateringu |
| Catering | WE Catering od 136 zł netto od osoby; catering zewnętrzny możliwy |
| Termin i kontakt | Telefon codziennie 7:30–18:00. Wydarzenia wieczorne i weekendowe po ustaleniu. Szczegóły techniczne spisujemy najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem. |
| Czego nie robimy | Wesela i przyjęcia rodzinne. Realizacja na sprzęcie klienta. Równoległe sesje w osobnych pokojach. |
Sala w Widok Towers obsługuje grupy od 20 do 150 osób, zależnie od układu, przy budżecie od 12 000 do 20 000 zł netto za samą salę. Leży w Śródmieściu, przy Alejach Jerozolimskich 44, minutę pieszo od stacji metra Centrum.
Zobacz salę, zanim zarezerwujesz termin
Krótki spacer po przestrzeni na 27. piętrze — panorama Śródmieścia, układy sali i strefa cateringowa.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Konferencja hybrydowa w Widok Towers — najczęstsze pytania
Czy sala w Widok Towers jest przystosowana do transmisji online?
Tak. Ekran LED, nagłośnienie, mikrofony, oświetlenie DMX i transmisja wchodzą w pozycję obsługi technicznej. Bez tej pozycji sprzętu nie udostępniamy — wynajmują Państwo samą salę. To nie jest wybór „z technikiem albo samodzielnie”, tylko „sala ze sprzętem albo sama sala”.
Czy kamera i transmisja są wliczone w obsługę techniczną?
Nie. Obsługa techniczna obejmuje ekran LED, nagłośnienie, mikrofony i oświetlenie. Kamera i sprzęt potrzebny do streamingu to osobna pozycja w wycenie, płatna dodatkowo. Podłącza je i prowadzi ta sama obsługa techniczna, więc całość idzie przez jedno stanowisko realizatora.
Ile osób zmieści się na konferencji hybrydowej na 27. piętrze?
W układzie teatralnym do 120 osób, bo tyle jest krzeseł. Koktajlowo, bez miejsc siedzących — do 150. Przy okrągłych stołach na dziesięć osób — 90 miejsc. Przy niskich stolikach trzyosobowych — 63 miejsca.
Ile czasu przed startem trzeba zarezerwować na próbę techniczną?
Technik prosi o minimum 1,5 godziny przed wejściem publiczności. Ten czas mieści się w wykupionym bloku 4 h albo 8 h i nie jest osobno płatny — ale trzeba go wliczyć w harmonogram. Dopiero każda godzina pracy technika ponad 8 h kosztuje 150 zł netto.
Czy można zrealizować wydarzenie na własnym sprzęcie?
Nie. Sala ma własny, rozbudowany system audio-wideo i nie przyjmujemy obcego nagłośnienia ani obcej realizacji — przepinanie instalacji oznaczałoby dodatkowe godziny najmu sali. Własny laptop można podłączyć po wcześniejszym uzgodnieniu i próbie technicznej, ale prościej i pewniej jest przekazać materiały linkiem z Canvy albo na pendrivie.
Ile kosztuje sala na konferencję hybrydową w Warszawie?
Blok 4 h z obsługą techniczną — 15 500 zł netto, blok 8 h z obsługą techniczną — 20 000 zł netto. Bez obsługi technicznej odpowiednio 12 000 zł i 15 500 zł netto, ale wtedy wydarzenie odbywa się bez sprzętu, więc przy hybrydzie ten wariant odpada.
Czy uczestnicy mają gdzie zaparkować?
W budynku nie ma parkingu dla gości wydarzeń. Najbliższe parkingi płatne to parking przy hotelu Novotel i parking pod Pałacem Kultury od strony placu Defilad; cennik ustala operator. Jest jedno miejsce dostawcze, wyłącznie na rozładunek. Wejście do budynku dzieli minuta pieszo od stacji metra Centrum.
Czy catering trzeba zamówić u Was?
Nie trzeba, ale najprościej. Menu WE Catering zaczyna się od 136 zł netto od osoby, obsługa kelnerska kosztuje 450 zł netto za kelnera, jeden kelner na 25 osób. Rozstawienie i złożenie jest bez dopłaty, bo WE Catering ma dostęp do sali poza Państwa blokiem. Przy cateringu zewnętrznym czas wejścia i zejścia ekipy ustalamy przy rezerwacji.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Jak wybrać salę konferencyjną w Warszawie — Jedenaście punktów do zadania każdemu obiektowi i miejsca, w których rośnie rachunek.
- Sala na 50 osób Warszawa — Cztery układy dla takiej grupy i koszt na osobę przy 50, 90 i 120 gościach.
- Sala konferencyjna z cateringiem w Warszawie — Co catering zmienia w sali, ile kosztuje na osobę i czyj czas zajmuje rozstawienie.
Termin, wycena i oględziny sali
Jeżeli mają Państwo termin, najszybszą drogą jest kalkulator na stronie wyceny wydarzenia — podaje widełki jeszcze przed rozmową. Opis całej przestrzeni, galeria i formularz kontaktowy są na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
