Obsługa techniczna konferencji Warszawa — kto za co odpowiada i co jest w cenie
Pytanie o transmisję online z konferencji w Warszawie brzmi zwykle: „czy da się nadawać na żywo?”. Odpowiedź jest krótka — da się. Dłuższa i ważniejsza dotyczy tego, co z transmisji jest już w cenie wynajmu, a za co dopłaca się osobno.
Poniżej rozpisujemy ten podział wprost: zakres technika obiektu, zakres operatora kamery i to, czym naprawdę jedzie sygnał z 27. piętra Widok Towers.
Technik w cenie wynajmu, operator kamery jako dopłata
Dwie kolumny, dwa rachunki. Pierwsza jest już w wariancie „z obsługą techniczną”, druga dochodzi tylko wtedy, gdy wydarzenie ma być nadawane.
| Technik obiektu — w cenie wynajmu z obsługą | Operator i transmisja — pozycja dodatkowo płatna |
|---|---|
| Nagłośnienie liniowe i trzy mikrofony bezprzewodowe | Kamera i jej obsługa przez cały czas wydarzenia |
| Ekran LED 2300 × 900 px i wyświetlanie prezentacji | Realizacja obrazu: kadry, przejścia, plansze |
| Oświetlenie sceniczne DMX ustawione pod kadr | Nadawanie na platformę: YouTube, Teams, Zoom, Vimeo |
| Próba techniczna w zarezerwowanym bloku | Próba samego sygnału transmisji na docelowym kanale |
| Podanie czystego sygnału obrazu i dźwięku | Nagranie wydarzenia i — opcjonalnie — montaż po |
| Stanowisko realizatora dźwięku przez cały czas | Druga i trzecia kamera, jeśli format tego wymaga |
Cena transmisji: do ustalenia. Nie podajemy jednej stawki, bo jedno statyczne ujęcie z nadaniem na YouTube i realizacja z trzech kamer z montażem to dwie różne usługi. Przy zapytaniu wystarczy napisać, ile osób, ile godzin i gdzie ma iść transmisja — wracamy z kwotą netto.
Czym jedzie sygnał — światłowód, nie Wi-Fi dla gości
To pytanie zadaje co dziesiąty organizator, a powinien każdy: transmisja przerwana w połowie wystąpienia prezesa jest gorsza niż brak transmisji.
Budynek ma łącze światłowodowe i transmisja idzie po nim — nie po sieci dla gości. To ta sama infrastruktura, z której korzystają najemcy biur w budynku, a nie hotelowe Wi-Fi dzielone między stu uczestników. Dzięki temu sieć dla gości zostaje wolna na to, do czego służy: telefony, laptopy i materiały otwierane z linków w trakcie prezentacji.
Na próbie technicznej sprawdzamy trzy rzeczy w tej kolejności: czy sygnał dochodzi na docelowy kanał, czy dźwięk z miksera idzie do transmisji bez przesterowania i czy obraz z kamery wyświetla się równolegle na ekranie w sali. Dopiero wtedy transmisja jest gotowa.
Dlaczego transmisję prowadzi nasza ekipa
Najczęstsze pytanie po pytaniu o cenę: „a możemy przyjechać ze swoją firmą od streamingu?”. Nie — i warto wiedzieć dlaczego.
Technika w sali jest na stałe zabudowana i spięta ze sobą. Ekran LED, nagłośnienie liniowe, mikrofony bezprzewodowe i oświetlenie DMX pracują na jednej instalacji, do której dostęp ma obsługa obiektu. Wpuszczenie w to obcego zestawu oznaczałoby rozbieranie działającego systemu w dniu wydarzenia.
Praktyczne skutki tej zasady są dla organizatora raczej dobre:
- Impreza firmowa Warszawa — Rachunek za wieczór rozpisany na osobę przy 50, 90 i 150 gościach, bez pozycji ukrytych.
- nie trzeba rezerwować godzin na wnoszenie i montaż obcego sprzętu — a wniesienie idzie windą towarową tylko w czterech oknach czasowych w ciągu dnia,
- nie ma sporu o to, czyj element zawiódł: za obraz i dźwięk odpowiada jedna ekipa,
- próba techniczna dotyczy sprzętu, który ta ekipa zna, więc trwa krócej,
- nie płacą Państwo dwa razy — raz za obsługę obiektu, drugi raz za firmę zewnętrzną.
Co można przywieźć: materiały. Prezentację linkiem z Canvy albo na pendrive, ścieżkę dźwiękową, plansze, logotypy do planszy początkowej transmisji. Szczegóły formatów są w specyfikacji sali.
Kiedy zgłosić transmisję i co przygotować
| Kiedy | Co | Po czyjej stronie |
|---|---|---|
| Przy rezerwacji | Informacja, że wydarzenie ma być nadawane, i format (jedna kamera czy realizacja) | Państwa |
| 7 dni przed | Potwierdzenie zakresu i rezerwacja operatora | Nasza, po Państwa decyzji |
| 2 dni przed | Prezentacja i materiały wideo | Państwa |
| 1 dzień przed | Adres serwera i klucz transmisji albo dostęp do spotkania | Państwa |
| W dniu wydarzenia | Próba sygnału na docelowym kanale | Nasza |
| Po wydarzeniu | Nagranie surowe, a na zamówienie wersja zmontowana | Nasza |
Zgłoszenie na dwa dni przed zwykle da się jeszcze obsłużyć w wariancie jednej kamery, ale bez gwarancji i bez czasu na test platformy. Przy wydarzeniu, które ma być nadawane do zarządu albo do klientów, ten test jest tym, za co się płaci.
Zobacz salę, z której idzie transmisja
Dziewięć sekund z 27. piętra: ekran na całą ścianę, panorama Śródmieścia i przestrzeń, w której staje kamera.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Trzy warianty, które zamawia się najczęściej
| Wariant | Co obejmuje | Dla jakiego wydarzenia |
|---|---|---|
| Jedna kamera, nadanie na żywo | Statyczne ujęcie prelegenta, dźwięk z miksera, nadanie na jedną platformę | Spotkanie wewnętrzne, szkolenie dla oddziałów, krótkie wystąpienie |
| Realizacja dwukamerowa | Prelegent i plan ogólny albo slajdy, przełączanie na żywo | Konferencja prasowa, panel, premiera produktu |
| Realizacja z montażem po | Jak wyżej plus nagranie i wersja zmontowana z planszami i logotypem | Materiał do dalszej dystrybucji, wydarzenie wizerunkowe |
Jeśli część widowni ma być online od początku do końca, a nie tylko „dla nieobecnych”, to już nie transmisja, a wydarzenie hybrydowe — i zmienia się w nim więcej niż sama kamera. Opisaliśmy to osobno w poradniku o wydarzeniu hybrydowym.
Transmisja online — najczęstsze pytania
Czy transmisja online jest w cenie wynajmu sali?
Nie. W cenie wynajmu z obsługą techniczną jest praca technika obiektu i sprzęt zabudowany w sali: ekran LED, nagłośnienie, mikrofony, oświetlenie DMX, próba techniczna i podanie czystego sygnału obrazu oraz dźwięku. Kamera, operator kamery i sprzęt do streamingu to osobna pozycja w wycenie, płatna dodatkowo. Taki podział jest uczciwszy niż jedna cena dla wszystkich: wydarzenie bez transmisji nie dopłaca za sprzęt, którego nie użyje.
Ile kosztuje operator kamery i transmisja?
Cena zależy od liczby kamer, długości wydarzenia i tego, czy po wydarzeniu potrzebne jest nagranie zmontowane. Dlatego podajemy ją indywidualnie przy wycenie, a nie w cenniku — jedno statyczne ujęcie z nadaniem na YouTube i realizacja z trzech kamer z montażem to dwie różne usługi. Prosimy o informację, czego dotyczy wydarzenie, i wrócimy z kwotą netto.
Czy można przyjechać z własną ekipą i własnym sprzętem?
Nie. Technika w sali jest na stałe zabudowana i spięta ze sobą — ekran, nagłośnienie, mikrofony i oświetlenie pracują na jednej instalacji, do której dostęp ma obsługa obiektu. Dlatego transmisję prowadzi nasza ekipa, a nie zewnętrzna firma z własnym zestawem. W praktyce upraszcza to dzień wydarzenia: nie ma montażu obcego sprzętu, nie ma sporu o to, czyj kabel zawiódł, i nie trzeba rezerwować godzin na wnoszenie.
Po czym idzie transmisja — po Wi-Fi dla gości?
Tak. Budynek ma łącze światłowodowe i transmisja idzie po nim, a nie po sieci dla gości. To ta sama infrastruktura, z której korzystają najemcy biur w budynku. Wi-Fi dla gości zostaje wtedy wolne na to, do czego służy: telefony i laptopy uczestników. Przy transmisji ustalamy to z technikiem na etapie próby sygnału.
Na jaką platformę można nadawać?
Na tę, której Państwo używają: YouTube, Microsoft Teams, Zoom, Vimeo, platforma webinarowa albo wewnętrzny intranet. Potrzebujemy adresu serwera i klucza transmisji — albo dostępu do spotkania, jeśli nadajemy do Teams lub Zooma. Prosimy przekazać je najpóźniej dzień przed, żeby próba sygnału odbyła się na docelowym kanale, a nie na testowym.
Czy obraz z kamery widzą też goście w sali?
Tak i to warto wykorzystać. Obraz z kamery wyświetlamy równolegle na ekranie LED, więc osoby z tylnych rzędów widzą prelegenta z bliska, a nie z dwudziestu metrów. Przy panelu albo pokazie produktu robi to większą różnicę niż sama transmisja.
Kiedy najpóźniej trzeba zgłosić transmisję?
Najpóźniej tydzień przed wydarzeniem. Technik musi zaplanować próbę sygnału i — jeśli potrzebna jest więcej niż jedna kamera — zarezerwować operatora. Zgłoszenie na dwa dni przed zwykle da się jeszcze obsłużyć w wariancie jednej kamery, ale bez gwarancji i bez czasu na test platformy.
Czy po wydarzeniu zostaje nagranie?
Tak, jeśli zamówią Państwo tę pozycję. Nagranie surowe wydajemy po wydarzeniu; wersję zmontowaną — ze planszą początkową, logotypem i wyciętymi przestojami — przygotowujemy osobno, bo to praca po wydarzeniu, nie w jego trakcie. Zakres montażu ustalamy razem z wyceną transmisji.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Sala na konferencję hybrydową w Warszawie — Co się zmienia w sali, gdy część widowni jest online — sprzęt, obsługa i koszty.
- Jak wybrać salę konferencyjną w Warszawie — Jedenaście punktów do zadania każdemu obiektowi i miejsca, w których rośnie rachunek.
- Sala na 50 osób Warszawa — Cztery układy dla takiej grupy i koszt na osobę przy 50, 90 i 120 gościach.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Koszt wydarzenia bez transmisji policzy kalkulator wyceny; transmisję dopisujemy do oferty indywidualnie. Parametry sprzętu i łącza są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
