Impreza firmowa Warszawa — ile naprawdę kosztuje wieczór
Pierwsze pytanie przy imprezie firmowej w Warszawie brzmi zwykle „ile to kosztuje”, a pierwsza odpowiedź, jaką dostaje organizator, brzmi „to zależy”. Zależy — ale od rzeczy, które da się wymienić i policzyć, więc poniżej je wymieniamy i liczymy.
Rachunek rozpisujemy na trzy wielkości grupy: pięćdziesiąt, dziewięćdziesiąt i sto pięćdziesiąt osób. Wszystkie kwoty są netto, z 27. piętra Widok Towers, i są tymi samymi liczbami, które stoją w naszym cenniku — nie wersją „od”.
Z czego składa się koszt imprezy firmowej
Cztery pozycje po naszej stronie i trzy, które zwykle organizuje się osobno. Rozdzielamy je, bo to właśnie na styku tych dwóch list powstają niespodzianki w budżecie.
| Pozycja | Ile | Kiedy dochodzi |
|---|---|---|
| Sala, blok ośmiogodzinny z obsługą techniczną | 20 000 zł netto | Zawsze. Nie zależy od liczby gości |
| Catering WE Catering | od 136 zł netto/os. | Od pierwszej osoby, rośnie liniowo |
| Kelnerzy | 450 zł netto każdy | Jeden na dwudziestu pięciu gości |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł netto | Wymóg budynku. Zero, jeśli dadzą Państwo swoją osobę |
| Alkohol | poza naszą ofertą | Organizują Państwo albo catering na osobne zlecenie |
| Oprawa artystyczna, DJ, fotograf | poza naszą ofertą | Podpowiemy kontakty, nie pośredniczymy w rozliczeniu |
| Transmisja online i operator kamery | do ustalenia | Tylko gdy wieczór ma być nadawany lub nagrany |
Wszystkie kwoty netto, do każdej dochodzi 23% VAT.
Pięćdziesiąt, dziewięćdziesiąt i sto pięćdziesiąt osób — trzy rachunki
Ten sam wieczór, ta sama sala, trzy różne koszty na głowę. Różnica bierze się stąd, że wynajem nie rośnie wraz z listą gości, a catering rośnie.
| Gości | Sala z obsługą | Catering | Kelnerzy | Hostessa | Razem netto | Na osobę |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 50 | 20 000 zł | 6 800 zł | 2 × 450 zł | 1 200 zł | 28 900 zł | 578 zł |
| 90 | 20 000 zł | 12 240 zł | 4 × 450 zł | 1 200 zł | 35 240 zł | 392 zł |
| 150 | 20 000 zł | 20 400 zł | 6 × 450 zł | 1 200 zł | 44 300 zł | 295 zł |
Czyli przy pięćdziesięciu osobach wieczór kosztuje około 578 zł netto na głowę, a przy stu pięćdziesięciu — około 295 zł. Trzykrotnie większa grupa nie oznacza trzykrotnie większego rachunku: 28 900 zł wobec 44 300 zł.
Catering liczony po stawce wyjściowej 136 zł netto od osoby; menu rozbudowane podnosi tę pozycję. Alkohol i oprawa poza rachunkiem.
Koktajl, zasiadana kolacja czy jedno i drugie
Wybór formatu przesądza o liczbie gości bardziej niż metraż — ta sama przestrzeń mieści sto pięćdziesiąt osób na stojąco i dziewięćdziesiąt przy stołach.
Koktajl — do stu pięćdziesięciu osób. Goście krążą, rozmawiają z kim chcą i wychodzą wtedy, kiedy chcą. Najtańszy na głowę i najbezpieczniejszy, gdy lista gości do końca się chwieje: dziesięć osób więcej nie zmienia ustawienia sali.
Zasiadana kolacja — do dziewięćdziesięciu osób. Dziewięć okrągłych stołów po dziesięć osób. Format pod przemówienie, podsumowanie roku albo wręczenie nagród, bo wszyscy siedzą i wszyscy patrzą w jedną stronę. Wymaga zamkniętej listy gości i rozsadzenia.
Układ mieszany. Część oficjalna w ustawieniu teatralnym do stu dwudziestu osób, potem przestawienie na koktajl. Przestawienie robi nasza ekipa w ramach bloku — nie płacą Państwo za czas rozstawiania — ale trzeba je zgłosić przy rezerwacji, żeby zmieściło się w zarezerwowanych godzinach.
Zobacz salę, zanim zaprosi się gości
Wnętrze o zmierzchu, z panoramą Śródmieścia w oknach — tak wygląda przestrzeń wieczorem, czyli wtedy, kiedy odbywa się impreza firmowa.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Pięć pytań, które warto zadać każdemu obiektowi
Nie tylko nam. To są miejsca, w których rachunek najczęściej rośnie już po akceptacji oferty.
1. Czy w cenie jest obsługa techniczna, czy sama sala? U nas różnica wynosi 4 500 zł netto przy bloku ośmiogodzinnym — bez technika wynajmują Państwo przestrzeń, ale ze sprzętu nie da się korzystać.
2. Czy płaci się za czas rozstawienia i sprzątania? U nas nie: ekipa cateringowa ma dostęp do sali poza Państwa blokiem.
3. Czy obiekt wymaga ochrony lub hostessy i czy to osobna pozycja? Tu akurat wymaga — i mówimy o tym w pierwszej rozmowie, a nie w ostatniej.
4. Co z parkingiem dla gości? Warto znać odpowiedź przed wysłaniem zaproszeń, a nie po.
5. Czy można wnieść własny alkohol i czy jest korkowe? Pytanie, które potrafi przesunąć budżet o kilka tysięcy w jedną albo drugą stronę.
Impreza firmowa — najczęstsze pytania
Ile kosztuje impreza firmowa w Warszawie dla 100 osób?
Przy ośmiogodzinnym wieczorze z obsługą techniczną sama sala to 20 000 zł netto. Do tego catering od 136 zł netto od osoby, kelnerzy po 450 zł netto (jeden na dwudziestu pięciu gości) i hostessa przy bramkach — 1 200 zł netto. Dla stu osób daje to około 36 600 zł netto, czyli mniej więcej 366 zł netto na głowę. Do każdej kwoty dochodzi 23% VAT. Alkohol, oprawa artystyczna i fotograf to osobne pozycje, których nie prowadzimy — podpowiemy, kogo zapytać.
Dlaczego koszt na osobę spada przy większej grupie?
Bo sala kosztuje tyle samo niezależnie od tego, czy przyjdzie pięćdziesiąt osób, czy sto pięćdziesiąt. Catering i kelnerzy rosną liniowo, wynajem nie rośnie wcale. Dlatego ten sam wieczór wychodzi drożej na głowę przy małej grupie i taniej przy dużej — i dlatego warto liczyć budżet na osobę dopiero po ustaleniu listy gości, a nie przed.
Ile osób zmieści się na 27. piętrze?
Do stu pięćdziesięciu na koktajlu, do stu dwudziestu w ustawieniu teatralnym i dziewięćdziesiąt przy dziewięciu okrągłych stołach po dziesięć osób. To jedna otwarta przestrzeń 430 m², a nie kilka mniejszych sal — przy imprezie firmowej ma to znaczenie, bo towarzystwo nie rozprasza się po pokojach.
Czy goście mogą zaparkować pod budynkiem?
Nie — w budynku nie ma parkingu dla gości wydarzeń i mówimy to od razu, żeby nie było niespodzianki w zaproszeniu. Przy wieczornej imprezie to akurat rzadko problem: stacja metra Centrum jest minutę pieszo od wejścia, Dworzec Centralny dwie, a po imprezie z tego samego ronda odjeżdżają taksówki i autobusy nocne. Najbliższe parkingi płatne to ten przy hotelu Novotel i parking pod Pałacem Kultury.
Czy hostessa jest obowiązkowa?
Tak, to wymóg budynku, nie nasz pomysł na dodatkową pozycję. Przez cały czas trwania wydarzenia przy bramkach na parterze musi stać osoba z kartą dostępu, która wpuszcza i wypuszcza gości. Kosztuje 1 200 zł netto za obsadę do ośmiu godzin. Może to być Państwa pracownik — wtedy nie płacą Państwo nic.
Kiedy rezerwować termin na imprezę firmową?
Zależy od miesiąca. Wieczory w grudniu schodzą od września i w listopadzie zwykle nie ma już czego wybierać. Poza sezonem wigilijnym dwa–trzy tygodnie wyprzedzenia zwykle wystarczą, ale piątki idą pierwsze przez cały rok. Jeśli data jest sztywna — na przykład rocznica firmy albo zjazd oddziałów — warto zapytać wcześniej, nawet bez ustalonej listy gości.
Czy można zrobić konferencję w dzień i imprezę wieczorem tego samego dnia?
Tak i to częsty układ: część merytoryczna do popołudnia, przerwa na przestawienie sali, potem kolacja albo koktajl. Przestawienie robi nasza ekipa w ramach bloku, więc nie płacą Państwo za czas rozstawiania — ale trzeba to zgłosić przy rezerwacji, bo jeden blok ośmiogodzinny musi objąć oba formaty albo rezerwujemy dłużej.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Sala na konferencję hybrydową w Warszawie — Co się zmienia w sali, gdy część widowni jest online — sprzęt, obsługa i koszty.
- Jak wybrać salę konferencyjną w Warszawie — Jedenaście punktów do zadania każdemu obiektowi i miejsca, w których rośnie rachunek.
- Sala na 50 osób Warszawa — Cztery układy dla takiej grupy i koszt na osobę przy 50, 90 i 120 gościach.
Wycena, oględziny i termin
Policzony koszt dla Państwa liczby gości dostaną Państwo w wycenie wydarzenia, parametry sali i sprzętu są w specyfikacji, a opis całej przestrzeni wieczorem — na stronie przestrzeni eventowej na 27. piętrze.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
