Opisywaliśmy już wcześniej orientacyjną instrukcję ze wskazówkami, jak zorganizować konferencję krok po kroku. Jak pisaliśmy, nie jest to łatwe zadanie, ponieważ trzeba skoordynować bardzo wiele różnych czynników. Podobnie ma się rzecz z organizacją eventu. Skoro jest to proces tak złożony, nietrudno domyślić się, że w jego trakcie może wystąpić wiele trudności. Jak zorganizować event? Jakie wyzwania i przeszkody można napotkać po drodze?

Problemy z zaplanowaniem budżetu eventu

Pierwszą i najpoważniejszą przeszkodą może być zderzenie się naszych planów i oczekiwań z budżetem, którym dysponujemy. Nawet jeśli chcemy, by nasz event był atrakcyjny, musimy pamiętać, że nie możemy lwiej części środków przeznaczyć na jedną tylko kategorię, ponieważ zabraknie nam na całą resztę. Rozplanowanie budżetu może być szczególną przeszkodą, jeśli zapomnimy w nim zawrzeć choć jedną kategorię wydatków, lub jeśli zaplanujemy go tak, że ledwo się spina. Po wydarzeniu może okazać się, że np. przez przypadek uczestnicy naszego wydarzenia zniszczą coś, czego koszty naprawy będziemy musieli pokryć. Jeśli nie zachowamy choć niewielkiej kwoty zapasowych środków, możemy mieć spory problem. Dlatego tak ważne jest, aby budżet dogłębnie przemyśleć.

Spójny i atrakcyjny scenariusz eventu

Kolejna kategoria przeszkód związana jest ze stworzeniem spójnego i atrakcyjnego scenariusza naszego eventu bądź konferencji. Pierwszą z nich może być nieznajomość tematu – ile przerw kawowych zaplanować? Jakiej długości? Jak zorganizować panele czy rozplanować atrakcje? Osoba, która pierwszy raz zajmuje się organizacją takiego wydarzenia, może nie być do końca świadoma, jak powinien wyglądać plan. Warto wtedy zasięgnąć rady specjalistów, aby nie okazało się potem, że podczas naszego wydarzenia zapanował chaos. Drugą przeszkodą podczas pisania scenariusza może być nieznajomość uczestników wydarzenia. Jest to szczególnie ważne podczas organizacji eventu, by zarezerwować odpowiedniej wielkości salę konferencyjną, jeśli jest to event wewnętrzny. Wynajem sal konferencyjnych w miejscu, gdzie istnieje możliwość jej zwiększenia albo zmniejszenia jest bezpiecznym zagraniem. Na warszawskim ryku jest wiele sal, które dzielą się dźwiękoszczelnymi panelami, dając możliwość podzielenia sali na mniejsze moduły. Należy jednak pamiętać, by podczas podpisywania umowy zadbać o to, by móc skorzystać z takiej możliwości.

Event zewnętrzny

Event integracyjny, zewnętrzny, podczas którego zaplanujemy np. jazdę quadem czy motocyklem, może cieszyć się małą popularnością, jeśli uczestniczkami okażą się starsze kobiety. Oczywiście, to tylko przykład, który może okazać się zupełnie nietrafiony, jednak żeby to wiedzieć, trzeba właśnie poznać uczestników swojego wydarzenia.

Kiedy organizować event

Kolejną przeszkodą podczas organizacji konferencji lub eventu może być nieumiejętność doboru terminu. Możemy wybrać miesiąc, podczas którego zaproszeni goście niechętnie będą stawiać się na nasze wydarzenie. Warto więc dowiedzieć się, jaki miesiąc będzie najbardziej odpowiedni, o czym pisaliśmy już wcześniej („Kiedy organizować konferencje”). Należy również dokładnie przeanalizować kalendarz wydarzeń branżowych oraz pokrewnych, bowiem przeszkodą dla powodzenia naszego wydarzenia może być konkurencyjna konferencja bądź event. Ryzykujemy wtedy, że część uczestników, których zapraszamy, bierze udział już w tym drugim wydarzeniu, i na nasze nie dotrze.

Gdzie zorganizować event w Warszawie

Jak zorganizować eventAby wybrać odpowiednią lokalizację w Warszawie, również powinniśmy wiedzieć sporo o naszych uczestnikach. Jeśli będą to osoby z jednej miejscowości, warto wydarzenie zorganizować właśnie tam, najlepiej w miejscu, do którego bez problemu dotrą komunikacją miejską. Jeśli będą to osoby przyjezdne, warto zadbać o miejsce, do którego dotrą nie tylko samochodem, ale też transportem publicznym – może się okazać, że niektórzy uczestnicy nie mają samochodu i zaproszenie ich do podmiejskiego centrum, nawet atrakcyjnego, ale takiego, do którego trzeba jechać z trzema przesiadkami z dworca, będzie niewypałem. Podczas organizacji eventów wewnętrznym polecamy zatem sale zlokalizowane w centrum Warszawy (o zaletach organizacji piszemy tutaj: „Sale Konferencyjne w Centrum Warszawy”).

Ile m2 na osobę?

Kolejną przeszkodą związaną z wyborem miejsca może być niedopasowanie go do liczby uczestników, należy wiedzieć ile m2 na osobę przy konkretnym ustawieniu powinniśmy wynająć. Jeśli wybierzemy sobie naszą wymarzoną salę, ale okaże się, że jej pojemność jest dwa razy mniejsza, niż liczba gości, którą planujemy zaprosić na konferencję lub event, wydarzenie może być porażką z kilku względów. Po pierwsze, goście nie czuliby się komfortowo, nie mając zapewnionej osobistej przestrzeni. Drugi czynni jest taki że, podczas przerw kolejki do toalety czy do stolików cateringowych mogą być zdecydowanie zbyt długie, żeby uczestnicy mogli czuć się usatysfakcjonowani. Po trzecie, ciężko wtedy ustawić krzesła tak, by można było się poruszać po sali swobodnie.

Wystarczająco dużo miejsca

Następną przeszkodą związaną z wyborem miejsca może być nieumiejętność jego doboru do scenariusza. Zaplanowaliśmy bogaty catering, gdzie do posiłku przydałyby się stoliki i krzesła? Powinniśmy zadbać o to, by była na nie przestrzeń i możliwość ich ustawienia. Zaplanowaliśmy aktywności na świeżym powietrzu? Dopilnujmy, by w miejscu, w którym organizujemy konferencję lub event, było wystarczająco dużo miejsca. Inaczej może się okazać, że nasze plany oraz to, co rzeczywiście możemy zrealizować, rozminie się całkowicie.

Wyposażenie Sali – czego potrzebuję?

Kolejną kwestią związaną z salą jest jej wyposażenie. Jeśli nie zapoznamy się z nim dokładnie oraz nie wysondujemy ewentualnej możliwości zamontowania dodatkowego sprzętu, może się okazać, że nasze plany nie wypalą. Warto też sprawdzić, czy to, co przygotowaliśmy, będzie działać na posiadanym przez salę sprzęcie. Jeśli nasi prelegenci będą posługiwać się prezentacjami, warto podłączyć do rzutnika komputer, z którego te będą odpalane, i przetestować, czy wszystko działa, jak należy. Nie chcemy przecież, żeby dopiero w trakcie wydarzenia okazało się, że coś jest nie tak. Jeśli natomiast planujemy wideokonferencję, zorientujmy się, czy podłączenie się do internetu „po kablu” będzie możliwe. Większość sal udostępnia sieć Wi-Fi, a takie połączenie to pewniak, że chociaż raz nastąpi zerwanie sygnału.

Kłopoty przy wyborze cateringu

Wiadomym jest, że największą przeszkodą przy wyborze firmy cateringowej może być nieznajomość rynku i brak firm, o których wiemy, że są dobre. Nie jest to jednak jedyna przeszkoda. Kolejną może być zupełna nieznajomość tematu i niewiedza na temat tego, jakie posiłki wybrać. Czy powinniśmy zdecydować się na przerwę kawową i obiad na ciepło? A może, ze względu na przestrzeń lub pożądany obraz konferencji, zdecydujemy się na tzw. standing party? Warto wtedy, zamiast tradycyjnych dań ciepłych, zaplanować finger food, które goście będą mogli zjeść „na jeden kęs”, bez konieczności noszenia ze sobą pełnych talerzy.

Podsumowanie

Jak widać, planując konferencję lub event, można napotkać wiele przeszkód. Większość z nich związana jest z planowaniem – rozpisaniem budżetu, wyborem miejsca czy terminu. Szczególnie osoby, które pierwszy raz organizują dane wydarzenie, mogą być zagubione, mierząc się z którąkolwiek z napotkanych przeszkód. Pamiętajmy, że specjaliści, tacy jak nasi czy naszych partnerów, zawsze gotowi są pomóc i doradzić, abyśmy jak najlepiej potrafili poradzić sobie z wymienionymi przeszkodami.

Rekomendujemy