Sala konferencyjna z cateringiem w Warszawie — koszty, logistyka i układy
Wybierając salę konferencyjną z cateringiem w Warszawie, większość osób porównuje menu. Tymczasem o tym, czy przerwa kawowa pójdzie gładko, decydują trzy rzeczy, których w menu nie ma: gdzie stoi bufet, kiedy ekipa wchodzi do sali i kto płaci za ten czas.
Poniżej liczby dla przestrzeni 430 m² na 27. piętrze Widok Towers — z cenami netto, liczbą kelnerów i tym, co dzieje się z Państwa blokiem godzin, gdy do sali wjeżdża bufet.
Co catering zmienia w sali konferencyjnej
Te cztery punkty rozstrzygają o przebiegu dnia bardziej niż wybór między jedną a drugą przystawką.
| Co trzeba przewidzieć | Dlaczego to ważne | Jak jest u nas |
|---|---|---|
| Miejsce na bufet | Bufet obok sceny oznacza, że przerwa zaczyna się dźwiękiem zastawy w trakcie prelekcji. | Osobna strefa cateringowa przy barze i recepcji, z dala od ekranu. |
| Czas rozstawienia | Jeśli ekipa wchodzi w Państwa bloku, płacą Państwo za godziny, w których nic się nie dzieje. | WE Catering ma dostęp do sali poza Państwa blokiem — za ten czas nie płacą Państwo nic. |
| Droga dla ekipy | Przy 27. piętrze dostawa nie jest sprawą oczywistą. | WE Catering działa na tym samym piętrze. Przy dostawcy zewnętrznym ustalamy okna czasowe windy towarowej. |
| Liczba kelnerów | Za mało obsługi to kolejka do bufetu zamiast rozmów w przerwie. | Jeden kelner na 25 osób, 450 zł netto za osobę z obsługi. |
Najważniejsza z tych czterech pozycji jest druga. Rozstawienie i złożenie cateringu nie zabiera ani minuty z wykupionego bloku, bo WE Catering wchodzi do sali poza Państwa godzinami. Przy dostawcy zewnętrznym ten czas trzeba ustalić osobno przy rezerwacji.
Ile kosztuje catering na wydarzenie
Menu zaczyna się od 136 zł netto od osoby, obsługa kelnerska dokłada stałe 18 zł netto na osobę. Razem — od 154 zł netto na gościa, niezależnie od wielkości grupy.
| Liczba gości | Menu | Kelnerzy | Razem | Na osobę |
|---|---|---|---|---|
| 50 osób | 6 800 zł | 2 × 450 zł | 7 700 zł | 154 zł |
| 100 osób | 13 600 zł | 4 × 450 zł | 15 400 zł | 154 zł |
| 150 osób | 20 400 zł | 6 × 450 zł | 23 100 zł | 154 zł |
Catering dla 100 osób kosztuje 15 400 zł netto, czyli 154 zł netto na gościa. Do tego dochodzi sala: blok ośmiogodzinny z obsługą techniczną to 20 000 zł netto, a obowiązkowa hostessa przy bramkach — 1 200 zł netto za 8 h. Całodniowe wydarzenie dla stu osób zamyka się więc około 36 600 zł netto.
Catering a sposób posadzenia gości
Formuła posiłku przesądza o układzie sali, a układ — o tym, czy dochodzi dopłata za meble.
| Formuła | Maksimum gości | Meble | Dopłata |
|---|---|---|---|
| Przerwa kawowa przy prelekcji | 120 osób | 120 krzeseł, bufet w strefie cateringowej | brak |
| Koktajl, bez miejsc siedzących | 150 osób | niskie stoliki, strefa barowa | brak |
| Lunch warsztatowy przy stołach | 90–120 osób | 15 dużych stołów na 6–8 osób, na miejscu | brak |
| Kolacja zasiadana przy okrągłych stołach | 90 osób | 9 stołów po 10 osób, dowożonych | ok. 2 285 zł netto |
| Rozmowy przy niskich stolikach | 63 osoby | 21 stolików po 3 krzesła, na miejscu | brak |
Trzy z pięciu formuł nie wymagają żadnej dopłaty za meble, bo krzesła, duże stoły i niskie stoliki stoją w sali i są w cenie wynajmu. Dopłata pojawia się wyłącznie przy kolacji zasiadanej na okrągłych stołach: 800 zł netto logistyki plus około 165 zł netto za stół.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Catering w Widok Towers — dane w jednym miejscu
Zestaw informacji, o które pyta się przy zbieraniu ofert na wydarzenie z posiłkiem.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Dostawca domyślny | WE Catering, na tym samym piętrze |
| Catering zewnętrzny | Dozwolony, czas wejścia i zejścia ekipy ustalany przy rezerwacji |
| Menu | od 136 zł netto od osoby |
| Obsługa kelnerska | 450 zł netto za kelnera, jeden na 25 osób |
| Koszt łączny | od 154 zł netto na gościa |
| Rozstawienie i złożenie | bez dopłaty — poza Państwa blokiem godzin |
| Do 10 osób · 10–20 osób | Nie obsługujemy |
| 20–50 · 50–100 · ponad 100 osób | Tak, do 150 w formule koktajlowej |
| Zaplecze | bar, recepcja, strefa cateringowa, szatnia dla 100 osób |
| Czego nie robimy | wesel i przyjęć rodzinnych |
Catering w Widok Towers kosztuje od 154 zł netto na gościa z obsługą kelnerską, obsługuje grupy od 20 do 150 osób i nie zabiera czasu z wykupionego bloku. Dostawca zewnętrzny jest dozwolony.
Zobacz salę i strefę cateringową
Krótki spacer po przestrzeni na 27. piętrze — panorama Śródmieścia, układy sali i miejsce, w którym staje bufet.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Catering na wydarzeniu — najczęstsze pytania
Ile kosztuje catering na konferencję w Warszawie?
Menu WE Catering zaczyna się od 136 zł netto od osoby. Do tego dochodzi obsługa kelnerska: 450 zł netto za kelnera, jeden kelner na każde 25 osób. Łącznie daje to od 154 zł netto na osobę — i ta kwota nie zmienia się wraz z wielkością grupy, bo liczba kelnerów rośnie proporcjonalnie.
Czy rozstawienie cateringu zabiera czas z wynajmu sali?
Nie, jeśli catering zamawiają Państwo u nas. WE Catering ma dostęp do sali poza Państwa blokiem, więc za czas rozstawienia i złożenia nie płacą Państwo ani minuty. Przy cateringu zewnętrznym czas wejścia i zejścia ekipy ustalamy osobno przy rezerwacji.
Czy można zamówić catering z zewnątrz?
Tak. Nie narzucamy dostawcy. Trzeba tylko wcześniej ustalić, kiedy ekipa wchodzi i wychodzi, oraz pamiętać, że przy cateringu zewnętrznym ten czas nie jest już darmowy — wchodzi w ustalenia dotyczące dostępu do sali.
Ilu kelnerów przy stu gościach?
Czterech. Jeden kelner obsługuje 25 osób, więc przy 100 gościach to 4 × 450 zł netto, czyli 1 800 zł netto. Przy 50 gościach dwóch kelnerów za 900 zł netto, przy 150 — sześciu za 2 700 zł netto.
Gdzie ustawia się bufet przy 430 m²?
W strefie cateringowej przy barze i recepcji, czyli z dala od sceny i ekranu. Dzięki temu obsługa może rozstawiać przerwę kawową w trakcie prelekcji, nie przeszkadzając prowadzącemu. W sali ciasnej ten sam zabieg oznacza przerwanie wydarzenia.
Czy przy cateringu trzeba dopłacić za stoły?
Tylko przy posiłku zasiadanym. Piętnaście dużych stołów na sześć do ośmiu osób i dwadzieścia jeden niskich stolików trzyosobowych są na miejscu i w cenie wynajmu. Okrągłe stoły na dziesięć osób dowozimy: 800 zł netto logistyki plus około 165 zł netto za stół, czyli około 2 285 zł netto za pełne ustawienie na 90 osób.
Ile osób zmieści się na przyjęciu z cateringiem?
W formule koktajlowej, bez miejsc siedzących — do 150 osób. Przy okrągłych stołach na dziesięć osób — 90 miejsc. Przy niskich stolikach trzyosobowych — 63 osoby. Przy układzie teatralnym z przerwą kawową — do 120 osób.
Czy sala nadaje się na kolację firmową albo wigilię?
Tak, do 90 osób przy okrągłych stołach i do 150 w formule koktajlowej, z panoramą Śródmieścia za oknem. Nie obsługujemy natomiast wesel ani przyjęć rodzinnych — to przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Nagłośnienie sali konferencyjnej w Warszawie — Co jest w sali, co trzeba zgłosić wcześniej i ile czasu z bloku zabiera próba techniczna.
- Problemy techniczne podczas prezentacji — Dziesięć wpadek, które zdarzają się najczęściej, i moment, w którym da się je jeszcze odkręcić.
- Sala na spotkanie biznesowe w Warszawie — Sześć formatów spotkań, dyskrecja na całym piętrze i koszt na osobę przy grupie 20–50.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Dokładny rachunek z cateringiem policzy kalkulator wyceny wydarzenia. Parametry sali i zaplecza są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
