Jak zorganizować event firmowy — od celu do ostatniego utworu
Jak zorganizować event, żeby nie okazał się droższą wersją spotkania na sali? Kolejność jest zawsze ta sama: cel, format, data, budżet na osobę, dostawcy, scenariusz, zaproszenia. Odwrócenie jej kończy się salą dobraną do wyobrażenia, a nie do programu. Dla punktu odniesienia: czterogodzinny blok w sali na 430 m² to 12 000 zł netto, a catering od 136 zł netto od osoby.
Poniżej każdy z tych kroków z kwotami netto z naszego cennika — wieczór firmowy dla stu osób zamyka się w okolicy 45 350 zł netto, czyli około 454 zł na osobę. Poniżej z czego ta kwota się składa.
Na skrótyNajpierw cel, dopiero potem sala
Pięć formatów, które realnie obsługujemy na 27. piętrze — każdy ma inną pojemność i inny rachunek.
| Format | Ilu gości | Czym się różni |
|---|---|---|
| Koktajl i networking | do 150 | formuła stojąca, stoły koktajlowe, bez przypisanych miejsc |
| Konferencja z częścią wieczorną | do 120 | dzień teatralnie, wieczorem przestawienie sali |
| Gala i wręczanie nagród | do 120 | scena, światło DMX, mikrofony do ręki |
| Kolacja firmowa | 90 | dziewięć okrągłych stołów po dziesięć osób |
| Premiera produktu | do 150 | ekran na całą ścianę, strefy przy przeszkleniu |
Z czego składa się rachunek
| Pozycja | Kwota netto | Kiedy dochodzi |
|---|---|---|
| Sala, 8 h, z obsługą techniczną | 20 000 zł | zawsze, gdy jest scena i mikrofon |
| Catering WE Catering | od 136 zł / os. | zawsze |
| Obsługa kelnerska | 450 zł / kelner | jeden na każde 25 gości |
| Dostawa cateringu | 150 zł | jednorazowo |
| Oprawa DJ-ska | 3 800 zł | blok czterogodzinny, gdy jest parkiet |
| Open bar, wino i piwo | 4 000 – 7 300 zł | zależnie od grupy: do 30, 50, 100 lub 150 osób |
| Operator kamery | 3 000 zł | dniówka, gdy wieczór ma zostać nagrany |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł | wymóg budynku przy większych grupach |
Sto osób, wieczór z DJ-em i open barem: 20 000 + 13 600 + 1 800 + 150 + 3 800 + 6 000 = 45 350 zł netto — około 454 zł na osobę. Pełny rachunek rozpisany na pozycje jest w poradniku o kosztach imprezy firmowej.
Co i kiedy trzeba zamknąć
| Kiedy | Co | Po czyjej stronie |
|---|---|---|
| 8 tygodni przed | data, format, rezerwacja sali | wspólnie |
| 4 tygodnie przed | menu, open bar, oprawa muzyczna | my — na Państwa decyzję |
| 2 tygodnie przed | scenariusz godzina po godzinie, ustawienie sali | wspólnie |
| 7 dni przed | dodatkowe mikrofony, transmisja, operator | my |
| 72 godziny przed | ostateczna liczba gości | Państwo |
| 24 godziny przed | prezentacje, filmy, podkłady muzyczne | Państwo |
Sala jest dostępna od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy osobno, bo obsługujemy je poza zwykłym harmonogramem. Każda godzina ponad wykupiony blok to 500 zł netto.
Organizacja eventu — najczęstsze pytania
Jak zorganizować event firmowy krok po kroku?
Najpierw cel i format — inaczej planuje się galę, inaczej koktajl networkingowy. Potem data i sala, bo one ograniczają wszystko inne. Następnie budżet liczony na osobę, lista dostawców, scenariusz godzina po godzinie i na końcu zaproszenia. Terminy zgłoszeń: menu cztery tygodnie przed, scenariusz dwa tygodnie, liczba gości 72 godziny, prezentacje 24 godziny.
Ile kosztuje event firmowy dla stu osób?
Sala na osiem godzin z obsługą techniczną to 20 000 zł netto, catering od 136 zł netto od osoby (13 600 zł), czterech kelnerów po 450 zł, 150 zł dostawy, oprawa DJ-ska 3 800 zł za blok czterogodzinny i open bar z pakietu wino i piwo do stu osób 6 000 zł. Razem około 45 350 zł netto, czyli mniej więcej 454 zł na osobę.
Czy można przynieść własny alkohol?
Nie — alkohol zapewniamy my, więc opłaty korkowej nie ma w ogóle. Jeśli wydarzenie potrzebuje tylko powitalnego kieliszka, a nie pełnego baru, nalewamy nasz alkohol i doliczamy koszt wypożyczenia szkła. Przy pełnej obsłudze barmańskiej szkło, lód i mobilny bar są już w pakiecie.
Ile kosztuje DJ i open bar?
Oprawa DJ-ska to 3 800 zł netto za blok czterogodzinny. Open bar w pakiecie wino i piwo kosztuje od 4 000 zł netto do trzydziestu osób, 6 000 zł do stu i 7 300 zł do stu pięćdziesięciu. Każdy pakiet obejmuje pięć godzin pracy barmanów, a każda kolejna rozpoczęta godzina to 500 zł netto.
Ilu gości zmieści się na wieczorze firmowym?
Do 150 osób w formule koktajlowej, 120 przy ustawieniu teatralnym i 90 przy dziewięciu okrągłych stołach, jeśli wieczór ma zacząć się od kolacji. Przestrzeń to 430 m² na całym 27. piętrze, bez słupów.
Kto odpowiada za scenariusz wieczoru?
Scenariusz ustalamy wspólnie, najpóźniej dwa tygodnie przed. Po naszej stronie są: sala, ustawienie, catering, technika i obsługa; po Państwa — program, prelegenci lub prowadzący, materiały i lista gości. Technik obiektu prowadzi dźwięk i światło przez całe wydarzenie.
Czy event można nagrać?
Tak. Nagranie wydarzenia w pliku mp4 jest w wariancie z obsługą techniczną i wydajemy je zaraz po zakończeniu. Operator kamery to osobna pozycja: 3 000 zł netto za dniówkę, a pliki przekazujemy w surowej formie — prosto z karty albo po wstępnej selekcji.
Inne poradniki
- Ile kosztuje impreza firmowa — rachunek rozpisany na osobę przy 50, 90 i 150 gościach.
- Organizacja konferencji krok po kroku — ten sam proces, ale dla wydarzenia z programem i prelegentami.
- Wigilia firmowa — trzy warianty menu i open bar w grudniu.
