Organizacja konferencji nie jest sprawą prostą. Wymaga konsekwencji, umiejętności działania na wielu polach, koordynacji pracy wielu osób, a także inwencji twórczej i kreatywności. Brzmi skomplikowanie? To jak zorganizować konferencje?
Nie da się zaprzeczyć, że jest to proces składający się z wielu etapów, a każdy z nich wydaje się być wyjątkowo ważny.
Ze względu na to, że konferencje są bardzo różne, w zależności od liczby uczestników, tematyki czy określonego celu, ciężko jest wypracować uniwersalną instrukcję organizacji konferencji od podstaw.
Postaramy się jednak przedstawić bardzo uogólniony zarys, który może być pomocny podczas organizowania takiego wydarzenia, czyli jak zorganizować konferencję krok po kroku?
Krok pierwszy – plan
Zanim zabierzemy się do czegokolwiek innego, musimy określić, czego od naszej konferencji oczekujemy. Sprawą nadrzędną jest więc cel, jaki sobie stawiamy.
Celem konferencji naukowej jest przedstawienie najnowszych wyników badań z danej dziedziny, konferencji biznesowej – omówienie funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa, politycznej – przedstawienie założeń politycznych itp.
Określenie celu konferencji to punkt, od którego będzie zależało wszystko inne. Warto w tym miejscu zastanowić się, do kogo adresujemy nasze wydarzenie, ilu planujemy uczestników, kto ma podczas niego wystąpić, jaką atmosferę chcielibyśmy na niej wytworzyć, jak długo ma potrwać itd. To będzie definiowało nasze dalsze kroki.
Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania, należy sporządzić plan, uwzględniając również wszystkie inne osoby odpowiedzialne za organizację oraz przydzielając im jasne i ściśle określone zadania. Choć na etapie planowania można oczywiście wykonać jeszcze więcej, wymieniliśmy już główne punkty. Teraz możemy więc przejść do sprawy kluczowej.
Krok drugi – budżet
Niezależnie od tego, jak wielką i atrakcyjną konferencję będziemy chcieli zorganizować, musimy pamiętać o tym, że pociągnie ona za sobą koszty.
Po wykonaniu planu należy więc go zweryfikować z budżetem, jasno określając na co i ile możemy wydać. Niezwykle ważnym jest, byśmy wiedzieli, ile środków możemy przeznaczyć na miejsce wydarzenia, catering czy marketing.
Przygotowanie jasno określonego kosztorysu i konsekwentne trzymanie się go to prosta droga do organizacji konferencji bez zmartwień, że zabraknie nam funduszy.
Krok trzeci – termin
Mając określony plan i budżet, można przejść do wstępnego wyboru terminu. Robiąc to, musimy wziąć pod uwagę dostępność naszych prelegentów oraz gości, a także kalendarz wydarzeń np. w naszej branży (pisaliśmy o tym w artykule: “Kiedy organizować konferencje“).
Jeśli nie chcemy specjalnie organizować wydarzenia konkurencyjnego, warto wybrać termin inny niż pokrewna nam firma, aby nie musieć dzielić się z nią gośćmi. Warto wziąć również pod uwagę kwestię dojazdu, np. konferencja przeznaczona dla osób zjeżdżających się z całej Polski nie powinna zaczynać się o 7 rano, ponieważ istnieje ryzyko, że nikt na nią nie dotrze.
Krok czwarty – miejsce
Miejsce organizacji konferencji jest niezwykle ważnym czynnikiem jej powodzenia. Zacznijmy najszerzej, to znaczy od samej miejscowości, w której konferencja się odbędzie.
Przekonywaliśmy już o atrakcyjności centrum Warszawy pod względem organizacji szkoleń – to samo tyczy się również organizacji konferencji. Wybierając miejsce konferencji również musimy wziąć pod uwagę łatwość dojazdu, otaczającą infrastrukturę oraz samą atrakcyjność miejsca.
Sala konferencyjna
Po wyborze lokalizacji należy przejść do wyboru optymalnej sali. Tu warto przeliczyć, ile m2 potrzebujemy na organizację wydarzenia.
Aby to zrobić, przede wszystkim należy wziąć pod uwagę, ilu uczestników zaplanowaliśmy. To zdefiniuje nam wielkość sali. Następnie warto zerknąć do planu i sprawdzić, jakiego wyposażenia będziemy potrzebować – rzutnika, tablicy, a może kabiny do tłumaczenia symultanicznego?
To należy wziąć pod uwagę podczas wyboru sali, ponieważ może się okazać, że nasza wymarzona lokalizacja nie posiada lub nie może zapewnić nam takich udogodnień.
Wielkość sali
Wielkość sali i jej wyposażenie to oczywiście nie jedyne czynniki, nad którymi warto się zastanowić. Kolejnym jest układ sali. W określeniu, który będzie optymalny, pomóc może nasz poprzedni artykuł.
Jeśli nastawiamy się jedynie na to, że prelegent będzie wygłaszał treść, a uczestnicy będą go słuchać, najlepsze będzie ustawienie teatralne, które zapewni również najwięcej miejsc na tej samej przestrzeni.
Jeśli zależeć nam będzie na tym, by podczas naszego wydarzenia uczestnicy mogli się łatwo komunikować, a prelegent był dobrze widoczny i mógł podchodzić do uczestników, warto wybrać układ w kształcie podkowy (inaczej – litery U), itd.
Układ jest niezwykle ważny – to od niego zależy komfort uczestników, odbiór treści, a także atmosfera, jaką uda nam się wytworzyć.
Po piąte – catering
Bardzo ważnym elementem konferencji jest zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków, w tym wyżywienia. Warto więc nie tylko dobrać odpowiednią firmę cateringową, na której będziemy mogli polegać, ale także przemyśleć ile i jakie posiłki powinniśmy zapewnić naszym gościom.
Czy odpowiednia będzie przerwa kawowa na słodko, a następnie obiad? Dania ciepłe, zimne, a może w postaci finger food? To, czego oczekujemy od naszej konferencji, gdzie ją organizujemy, i na ile czasu przewidujemy jej trwanie, pozwoli zdefiniować, czego dokładnie potrzebować będziemy od firmy cateringowej.
Po szóste – informacja
Jak wiadomo, konferencja nie odbędzie się bez prelegentów i uczestników. Należy więc zadbać o to, by ostatecznie zapewnić sobie wszystkich ustalonych wcześniej prelegentów, a także zaprosić uczestników.
To, czy zaproszenie ma być w formie maila, wydarzenia na portalu społecznościowym, uniwersalnej korespondencji czy też personalizowanej kartki, zależy od nas.
Również warto dostosować to do profilu uczestników, powagi wydarzenia i tego, jakiej atmosfery spodziewamy się podczas konferencji.
Jeśli organizujemy konferencję studencką, najlepszym pomysłem będzie wydarzenie na Facebooku, by dotrzeć do naszej grupy docelowej; jeśli kierujemy ją do uznanych specjalistów w danej dziedzinie, warto będzie zadbać o personalizowane zaproszenia, by zostać potraktowanym poważnie.
Marketing
Mówiąc o informowaniu uczestników, nie można zapomnieć o marketingu i rozreklamowaniu wydarzenia – jeśli chcemy, by nasza konferencja odbiła się szerokim echem, warto zadbać o zainteresowanie mediów, rozreklamować się w mediach społecznościowych i tradycyjnych, jednym słowem – zapewnić sobie nieco rozgłosu.
Oczywiście, jeśli na tym nam zależy – niektóre konferencje organizowane są bardziej w charakterze wydarzeń zamkniętych, które nie potrzebują reklamy.
Materiały promocyjne
Choć ten punkt można zrealizować bezpośrednio przed konferencją, zadbać o niego należy dużo wcześniej. Aby nasi uczestnicy mieli maksimum informacji, czuli się komfortowo i byli przygotowani do wydarzenia, warto zapewnić im program, który przybliży im wszystkie szczegóły konferencji.
Warto również zadbać o upominki w postaci gadżetów dopasowanych do jej charakteru – mogą to być długopisy, teczki, zakładki itp.
Podsumowanie
Jak widać, organizacja konferencji to złożone zadanie. Właśnie dlatego należy zacząć od jej dokładnego rozplanowania, rozpisania budżetu, ale także wybrać odpowiedni termin oraz miejsce konferencji.
W tym mogą pomóc również specjaliści – jeśli organizując konferencję, zdecydujecie się na nasze usługi wynajmu sal, nasi specjaliści pomogą dobrać odpowiednią salę, ustawienie, doradzą na temat sprzętu itp. Warto jednak wiedzieć, jakie mamy oczekiwania, aby jak najlepiej przekazać je naszym doradcom.
Wtedy organizacja konferencji, choć złożona, może okazać się ciekawym doświadczeniem, ukoronowanym udanym wydarzeniem.
