Konferencja na 27. piętrze Widok Towers — co ustalamy przed wydarzeniem
Powyższe kroki domyka kilka rzeczy, o których łatwo zapomnieć aż do dnia wydarzenia: ustalenia techniczne, logistyka wnoszenia i godziny. U nas spisujemy je w riderze, który prosimy odesłać minimum siedem dni wcześniej.
1. Wariant czasowy i to, czy potrzebny jest technik
Salę wynajmujemy w dwóch blokach — czterogodzinnym albo ośmiogodzinnym — a drugą decyzją jest obsługa techniczna. To nie jest wybór między wsparciem technika a obsługą samodzielną: w wariantach bez obsługi technicznej sprzęt nie jest udostępniany w ogóle. Jeśli w programie jest choćby jedno wystąpienie z mikrofonem albo prezentacja, trzeba wybrać wariant z obsługą.
| Wariant | Cena netto | Co obejmuje |
|---|---|---|
| 8 h dla Państwa, z obsługą techniczną | 20 000 zł | sala, sprzęt i technik przez cały dzień |
| 8 h dla Państwa, bez obsługi technicznej | 15 500 zł | ten sam czas, bez technika i bez sprzętu |
| 4 h dla Państwa, z obsługą techniczną | 15 500 zł | konferencja poranna, premiera, spotkanie zarządu |
| 4 h dla Państwa, bez obsługi technicznej | 12 000 zł | sama przestrzeń z wyposażeniem stałym |
2. Prezentacje i próba techniczna
Najważniejszy punkt dotyczy prezentacji. Ekran LED na 27. piętrze ma rozdzielczość 2300 × 900 pikseli i proporcje 2,56:1, czyli format wyraźnie szerszy niż standardowe 16:9. Slajdy przygotowane w zwykłym formacie wyświetlą się centralnie, z czarnymi polami po bokach — dlatego warto albo zaprojektować materiał dokładnie w 2300 × 900 px, albo przygotować tło-ramę z logo, które te pola wypełni. Materiały przyjmujemy linkiem z Canvy lub na pendrive, najpóźniej 24 godziny przed startem.
Próba techniczna nie jest osobno wliczona w cenę. Technik przychodzi na blok czterogodzinny albo ośmiogodzinny i próba mieści się w tym bloku. Jeśli miałaby odbyć się poza nim — dzień wcześniej albo wczesnym rankiem — liczymy ją jak każdą dodatkową godzinę pracy technika, czyli 150 zł netto. Dlatego prosimy podać godzinę próby już przy rezerwacji: dobierzemy blok z zapasem i nie pojawi się dopłata, której nikt się nie spodziewał.
Poza tym w standardzie: trzy mikrofony bezprzewodowe, oświetlenie sceniczne DMX z odwzorowaniem koloru marki z kodu HEX, transmisja online z wyjściami HDMI i SDI oraz biblioteka muzyki royalty-free. Większa liczba mikrofonów wymaga zgłoszenia siedem dni wcześniej.
3. Wniesienie rzeczy i godziny windy
W budynku nie ma parkingu dla gości. Jest natomiast jedno miejsce dostawcze przeznaczone wyłącznie na rozładunek — podjeżdża się, wypakowuje i odjeżdża — co w zupełności wystarcza na roll-upy, pudła z materiałami czy drobny sprzęt. Najbliższe parkingi płatne są przy hotelu Novotel i pod Pałacem Kultury, od strony placu Defilad, ale większość gości i tak dojeżdża komunikacją: wejście jest minutę pieszo od stacji metra Centrum.
Większe wnoszenie idzie windą towarową: kabina 155 × 200 cm, wysokość 211 cm, wejście o szerokości 109 cm — i to ta ostatnia liczba decyduje, czy element wjedzie na górę. Winda działa po wcześniejszej awizacji i tylko w wyznaczonych oknach: do 7:00, po 9:00, do 15:30 oraz po 17:45. Montaż i demontaż planujemy pod te godziny, a awizację zgłaszamy my — potrzebujemy tylko informacji na etapie rezerwacji.
4. Catering i obsługa
Catering prowadzi WE Catering, a bar i strefa cateringowa są na tym samym piętrze. Menu zaczyna się od 136 zł netto od osoby, obsługa kelnerska to 450 zł netto za kelnera na każde 25 gości. O godziny na rozstawienie i złożenie cateringu nie trzeba się martwić: mamy dostęp do sali poza Państwa blokiem i nie doliczamy za to opłaty. Przy cateringu zewnętrznym czas na wejście i zejście ekipy ustalamy osobno przy rezerwacji.
Komplet parametrów technicznych jest na stronie specyfikacji technicznej, a wszystkie stawki wraz z godzinami dodatkowymi — w cenniku.
Całą ofertę — układy, wyposażenie, terminy i wycenę — zebraliśmy na stronie sale konferencyjne Warszawa Centrum.
WE EVENT – Sale konferencyjne i szkoleniowe | Widok Towers, Warszawa · Aleje Jerozolimskie 44, 27. piętro, 00-024 Warszawa · tel. 22 243 04 10 · [email protected] — minutę pieszo od stacji metra Centrum.
