Nagłośnienie sali konferencyjnej w Warszawie — co zgłosić i kiedy
Pytanie o nagłośnienie sali konferencyjnej w Warszawie pada zwykle na dzień przed wydarzeniem, a wtedy na część rzeczy jest już za późno. Nie dlatego, że sprzętu brakuje — dlatego, że niektóre pozycje mają termin zgłoszenia liczony w dniach, a próba techniczna zabiera czas z wykupionego bloku.
Poniżej kalendarz przygotowań technicznych dla sali na 27. piętrze Widok Towers: co jest w standardzie, co trzeba zamówić z wyprzedzeniem, ile kosztuje obsługa i czego nie przyjmujemy. Parametry samego sprzętu są w specyfikacji sali.
Co jest w sali bez zgłaszania, a co trzeba zamówić
Większość wydarzeń nie potrzebuje niczego ponad standard. Problem zaczyna się wtedy, gdy ktoś orientuje się za późno, że jednak potrzebuje.
| Element | W standardzie | Zgłoszenie z wyprzedzeniem |
|---|---|---|
| Mikrofony bezprzewodowe do ręki | 3 sztuki | każdy kolejny — min. 7 dni |
| Ekran LED na całą ścianę | tak | nie dotyczy |
| Realizator przy stanowisku | tak, przez całe wydarzenie | nie dotyczy |
| Muzyka bez opłat licencyjnych | biblioteka na miejscu | własne pliki — do przekazania razem z prezentacją |
| Oświetlenie w kolorze marki | sterownik DMX, oprawy RGBWAV | kod HEX — przy ustaleniach technicznych |
| Podświetlenie produktu lub eksponatu | nie | min. 5 dni |
| Kamera i transmisja online | nie | osobna, dodatkowo płatna pozycja |
| Pilot do przewijania slajdów | tak | nie dotyczy |
| Własne nagłośnienie albo własna realizacja | Nie przyjmujemy | — |
Trzy mikrofony do ręki, ekran, światło i realizator są w cenie i nie wymagają żadnego zgłoszenia. Osobnego terminu pilnują tylko trzy pozycje: dodatkowe mikrofony (7 dni), podświetlenie produktu (5 dni) i materiały na ekran (doba).
Terminy, których nie da się nadrobić w dniu wydarzenia
Cztery daty do wpisania w harmonogram przygotowań. Pozostałe ustalenia spisujemy z Państwem najpóźniej na tydzień przed wydarzeniem.
| Ile przed | Co trzeba zrobić | Co się stanie, jeśli za późno |
|---|---|---|
| 7 dni | Zamówić mikrofony ponad trzy standardowe | Prelegenci dzielą się mikrofonem albo panel idzie na trzech |
| 7 dni | Spisać z nami ustalenia techniczne | Część pozycji zostaje do uzgodnienia w dniu wydarzenia, kosztem próby |
| 5 dni | Zgłosić podświetlenie produktu lub eksponatu | Produkt stoi w świetle ogólnym sali |
| 24 h | Przekazać prezentację, wideo i muzykę | Materiały wgrywane są w czasie próby, która i tak jest krótka |
| 1,5 h | Próba techniczna przed wejściem publiczności | Pierwszy slajd sprawdzają Państwo przy pełnej sali |
Najczęstszy poślizg dotyczy ostatniej pozycji — materiałów. Prezentacja przysłana rano w dniu wydarzenia technicznie zdąży, ale wgrywanie i sprawdzanie plików dzieje się wtedy zamiast próby dźwięku i światła.
Policz wycenę z obsługą techniczną Zobacz pełną specyfikację
Półtorej godziny próby — skąd ten czas się bierze
Próba techniczna nie jest dodatkiem do wydarzenia. Odbywa się w wykupionym bloku godzin, więc trzeba ją wliczyć w plan dnia tak samo jak rejestrację gości.
| Blok | Próba | Zostaje na wydarzenie | Udział próby |
|---|---|---|---|
| 4 godziny | 1,5 h | 2,5 h | 38% |
| 8 godzin | 1,5 h | 6,5 h | 19% |
| 8 godzin + 2 h nadgodzin | 1,5 h | 8,5 h | 15% |
Przy bloku czterogodzinnym próba zabiera blisko czterdzieści procent czasu. To główny powód, dla którego konferencje z prelegentami i prezentacjami planujemy na osiem godzin, a blok czterogodzinny proponujemy przy spotkaniach bez rozbudowanej oprawy technicznej.
Dlaczego nie przyjmujemy obcego nagłośnienia
To pytanie wraca przy wydarzeniach z agencją, która ma własny zestaw. Odpowiedź jest zawsze ta sama i warto znać ją przed podpisaniem umowy z podwykonawcą.
| Co | Stan |
|---|---|
| Obce nagłośnienie | Nie przyjmujemy |
| Obca realizacja światła i obrazu | Nie przyjmujemy |
| Własny laptop | Po uzgodnieniu i próbie |
| Roll-upy, ścianki, materiały drukowane | Tak, windą towarową |
| Eksponaty i produkty do pokazania | Tak, po wcześniejszym ustaleniu |
| Dekoracje | Tak, po wcześniejszym ustaleniu |
Powód jest praktyczny, nie formalny. Sala ma instalację wbudowaną w ściany i sufit, a obce nagłośnienie trzeba wnieść, rozstawić, przepiąć i po wszystkim zabrać. Te czynności dzieją się w wynajętych godzinach, więc własny zestaw kosztuje Państwa więcej niż obsługa na miejscu — i nadal nie daje lepszego efektu, bo sprzęt jest dobrany do akustyki tej konkretnej sali.
Ile kosztuje obsługa techniczna wydarzenia
Sprzęt i realizator to jedna pozycja w wycenie. Nie da się wynająć sali z ekranem i dźwiękiem bez obsługi — i to jest świadoma decyzja, nie sposób na podbicie ceny.
| Pozycja | Blok 4 h | Blok 8 h |
|---|---|---|
| Sala | 12 000 zł | 15 500 zł |
| Sprzęt i obsługa techniczna | 3 500 zł | 4 500 zł |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł | 1 200 zł |
| Razem | 16 700 zł | 21 200 zł |
| Każda godzina ponad blok | 500 zł sala + 150 zł realizator | |
| Kamera i transmisja | wycena pod zakres wydarzenia | |
Wydarzenie ośmiogodzinne z pełną obsługą techniczną i hostessą zamyka się w 21 200 zł netto, czterogodzinne — w 16 700 zł netto. Kamera i sprzęt do transmisji to pozycja liczona osobno, zależnie od tego, czy chodzi o jedno ujęcie, czy o realizację wielokamerową.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Technika w Widok Towers — dane w jednym miejscu
Zestaw informacji, o które pyta się przy zbieraniu ofert na wydarzenie z prelegentami i prezentacją.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Mikrofony w standardzie | 3 bezprzewodowe do ręki |
| Dodatkowe mikrofony | zgłoszenie min. 7 dni przed |
| Oświetlenie | sterownik DMX, oprawy RGBWAV, kolor z kodu HEX |
| Podświetlenie produktu | zgłoszenie min. 5 dni przed |
| Materiały na ekran | link Canva albo pendrive FAT32, min. 24 h przed |
| Muzyka | biblioteka bez opłat licencyjnych albo własne pliki od 320 kb/s |
| Próba techniczna | min. 1,5 h, w Państwa bloku godzin |
| Obsługa techniczna | 3 500 zł netto (4 h) · 4 500 zł netto (8 h) |
| Kamera i transmisja | dodatkowo płatne, podłącza nasza obsługa |
| Własne nagłośnienie i realizacja | Nie przyjmujemy |
| Własny laptop | po uzgodnieniu i próbie |
| Kontakt techniczny | wyłącznie przez biuro WE EVENT |
| Do 10 osób · 10–20 osób | Nie obsługujemy |
| 20–50 · 50–120 osób | Tak, do 120 w układzie teatralnym |
Nagłośnienie sali konferencyjnej w Widok Towers obejmuje trzy mikrofony bezprzewodowe, realizatora przez całe wydarzenie i bibliotekę muzyki, w cenie 3 500 zł netto przy bloku czterogodzinnym. Obcego sprzętu nie przyjmujemy, a wszystkie ustalenia prowadzimy przez biuro.
Zobacz salę, ekran i stanowisko realizatora
Krótki spacer po przestrzeni na 27. piętrze — ekran na całą ścianę, układy sali i miejsce, z którego prowadzone jest wydarzenie.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Technika na wydarzeniu — najczęstsze pytania
Ile wcześniej trzeba zgłosić dodatkowe mikrofony?
Minimum siedem dni przed wydarzeniem. Trzy mikrofony bezprzewodowe do ręki są w sali w standardzie i nie wymagają zgłoszenia. Każdy kolejny trzeba zamówić, a siedem dni to czas potrzebny na zarezerwowanie sprzętu i sprawdzenie, czy kanały nie wejdą sobie w drogę.
Czy mogę przyjść z własnym nagłośnieniem albo realizatorem?
Nie. Sala ma rozbudowaną instalację i nie przyjmujemy obcego sprzętu nagłośnieniowego ani obcej realizacji. Wniesienie, rozstawienie i przepięcie takiego zestawu to dodatkowe godziny najmu, więc rozwiązanie jest dla Państwa droższe, a nie tańsze. Jedyny wyjątek to własny laptop — po wcześniejszym uzgodnieniu i po próbie.
Czy można zrobić próbę techniczną dzień wcześniej?
Tylko wtedy, gdy sala jest wolna, i jest to osobna rezerwacja — czyli osobny koszt. W standardzie próba odbywa się tego samego dnia, w Państwa bloku godzin.
Kiedy dostarczyć prezentację i w jakiej formie?
Najpóźniej dobę przed wydarzeniem. Najwygodniejszy jest link do Canvy, bo poprawki wprowadzone do ostatniej chwili są widoczne bez wysyłania nowej wersji. Działa też pendrive w systemie FAT32 z plikiem PPTX, PDF, MP4 albo PNG. Materiały przekazują Państwo nam, a my przekazujemy je dalej obsłudze.
Czy mogę podłączyć własnego laptopa do ekranu?
Odradzamy, ale jest to możliwe po wcześniejszym uzgodnieniu i pod warunkiem, że zrobimy próbę. Ryzyko jest po stronie ustawień obrazu: ekran ma nietypowe proporcje i konfiguracja laptopa potrafi zabrać na to kilkanaście minut, które idą z Państwa bloku.
Ile kosztuje nagłośnienie i obsługa techniczna?
Sprzęt i obsługa techniczna to jedna pozycja: 3 500 zł netto przy bloku czterogodzinnym i 4 500 zł netto przy ośmiogodzinnym. Każda godzina ponad blok to 150 zł netto za realizatora i 500 zł netto za salę. Kamera i sprzęt do transmisji są wyceniane osobno.
Czy muszę mieć własną muzykę na wydarzenie?
Nie. Na miejscu jest biblioteka muzyki bez opłat licencyjnych. Mogą Państwo również dostarczyć własne pliki MP3 albo WAV w jakości minimum 320 kb/s, albo gotową playlistę.
Czy obsługa techniczna jest przy nas przez całe wydarzenie?
Tak. Realizator prowadzi wydarzenie od próby do wyjścia ostatniego gościa i to on obsługuje ekran, dźwięk, światło oraz — jeśli jest zamówiona — transmisję. Wszystkie ustalenia przechodzą przez biuro WE EVENT, nie trzeba kontaktować się z nikim osobno.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Problemy techniczne podczas prezentacji — Dziesięć wpadek, które zdarzają się najczęściej, i moment, w którym da się je jeszcze odkręcić.
- Sala na spotkanie biznesowe w Warszawie — Sześć formatów spotkań, dyskrecja na całym piętrze i koszt na osobę przy grupie 20–50.
- Organizacja wydarzenia firmowego w Warszawie — Harmonogram liczony wstecz od daty i tabela, kto za co odpowiada — my i Państwo.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Rachunek z obsługą techniczną policzy kalkulator wyceny wydarzenia. Parametry sprzętu i sali są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
