Organizacja wydarzenia firmowego w Warszawie — harmonogram i podział obowiązków
Przy organizacji wydarzenia firmowego w Warszawie najwięcej nerwów kosztuje nie to, czego nie da się zrobić, tylko to, o czym nikt nie pomyślał na czas. Dlatego zamiast listy pomysłów — kalendarz liczony wstecz od daty wydarzenia i jasny podział: co robimy my, a co zostaje po Państwa stronie.
Poniżej przebieg przygotowań i samego dnia na przykładzie przestrzeni 430 m² na 27. piętrze Widok Towers, wynajmowanej w całości, dla grup od dwudziestu do stu pięćdziesięciu osób.
Harmonogram liczony wstecz od daty wydarzenia
Trzy pierwsze pozycje przesądzają o całej reszcie. Jeśli są ustalone, dalsze kroki są już tylko wykonaniem.
| Kiedy | Co ustalamy | Dlaczego właśnie wtedy |
|---|---|---|
| Przy rezerwacji | Data, długość bloku, szacowana liczba gości, format | Te cztery rzeczy wyznaczają cenę i wszystkie kolejne decyzje |
| Przy rezerwacji | Catering: nasz czy zewnętrzny | WE Catering wchodzi do sali poza Państwa blokiem; przy dostawcy zewnętrznym trzeba zarezerwować na to czas |
| Przy rezerwacji | Okno czasowe windy towarowej, jeśli coś przywozimy | Winda jest wspólna dla budynku |
| 7 dni przed | Ustalenia techniczne: mikrofony, światło, przebieg | Dodatkowe mikrofony mają siedmiodniowy termin zamówienia |
| 5 dni przed | Podświetlenie produktu albo eksponatu | Wymaga osobnego przygotowania opraw |
| 24 h przed | Prezentacje, wideo, muzyka, lista prelegentów | Materiały przysłane później są wgrywane kosztem próby |
| 1,5 h przed | Próba techniczna | Odbywa się w Państwa bloku godzin — trzeba ją wliczyć w plan dnia |
Szczegóły pozycji technicznych — co jest w standardzie, a co wymaga zgłoszenia — rozpisaliśmy w poradniku o nagłośnieniu sali.
Kto za co odpowiada
Najczęstsze nieporozumienie w organizacji wydarzeń dotyczy nie zakresu prac, tylko tego, kto o nich pamięta. Poniżej rozpisane wprost.
| Zadanie | Po naszej stronie | Po Państwa stronie |
|---|---|---|
| Przygotowanie i sprzątanie sali | Tak | — |
| Ustawienie mebli w wybranym układzie | Tak | Decyzja o układzie przy rezerwacji |
| Obsługa ekranu, dźwięku i światła | Tak, realizator przez całe wydarzenie | Materiały dobę wcześniej |
| Catering | WE Catering, jeśli u nas | Wybór menu i potwierdzenie liczby gości |
| Kierowanie gości przy bramkach | Hostessa za 1 200 zł netto | Albo osoba z Państwa zespołu, bez dopłaty |
| Zaproszenia i lista gości | — | Tak |
| Program, prelegenci, moderacja | — | Tak |
| Materiały drukowane, roll-upy, gadżety | Okno czasowe windy towarowej | Zamówienie i dostarczenie |
| Transmisja online | Sprzęt i obsługa, pozycja dodatkowo płatna | Zgłoszenie przed wydarzeniem |
| Fotograf, operator kamery po Państwa stronie | Wpuszczenie i wskazanie miejsca | Zamówienie |
| Kontakt z obsługą techniczną | Zawsze przez biuro WE EVENT | — |
Jedna pozycja z tej tabeli bywa zaskoczeniem: wszystkie ustalenia techniczne przechodzą przez nasze biuro. Nie przekazujemy kontaktu do obsługi technicznej, żeby w dniu wydarzenia nie okazało się, że ktoś coś ustalił, a nikt o tym nie wie.
Blok ośmiogodzinny godzina po godzinie
Przykładowy przebieg konferencji dla stu osób z lunchem. Godziny są orientacyjne — chodzi o proporcje, nie o konkretny zegar.
| Czas | Co się dzieje | Czyja to część |
|---|---|---|
| 0:00–1:30 | Próba techniczna, sprawdzenie slajdów i mikrofonów | Realizator, prelegenci |
| 1:00–1:30 | Rozstawienie powitalnej kawy, hostessa przy bramkach | WE Catering, hostessa |
| 1:30–2:00 | Rejestracja gości przy recepcji na piętrze | Państwa zespół albo hostessa |
| 2:00–4:00 | Sesja poranna | Program po Państwa stronie |
| 4:00–4:30 | Przerwa kawowa w strefie cateringowej | WE Catering, bez przerywania sali |
| 4:30–6:00 | Sesja druga albo praca w grupach przy stołach | Program po Państwa stronie |
| 6:00–7:00 | Lunch | WE Catering |
| 7:00–8:00 | Zakończenie, networking w strefie lounge | Program po Państwa stronie |
| po bloku | Złożenie cateringu i sprzątanie | Po naszej stronie, poza Państwa godzinami |
Dwie rzeczy w tym planie zwykle zaskakują. Pierwsza: próba techniczna zjada półtorej godziny z ośmiu, czyli jedną piątą bloku. Druga: rozstawienie i złożenie cateringu nie zabiera ani minuty — WE Catering ma dostęp do sali poza Państwa blokiem godzin.
Z czego składa się rachunek za wydarzenie
Pięć pozycji. Trzy pierwsze są stałe niezależnie od liczby gości, dwie ostatnie rosną razem z grupą.
| Pozycja | Blok 4 h | Blok 8 h | Zależy od liczby gości |
|---|---|---|---|
| Sala | 12 000 zł | 15 500 zł | nie |
| Sprzęt i obsługa techniczna | 3 500 zł | 4 500 zł | nie |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł | 1 200 zł | nie |
| Menu WE Catering | od 136 zł od osoby | tak | |
| Obsługa kelnerska | 450 zł za kelnera, jeden na 25 osób | tak | |
| Godzina ponad blok | 500 zł sala + 150 zł realizator | nie | |
| Okrągłe stoły na 10 osób | 800 zł logistyki + ok. 165 zł za stół | tak | |
Konferencja dla stu osób w bloku ośmiogodzinnym, z obsługą techniczną, hostessą i lunchem, to około 36 600 zł netto. Spotkanie dla trzydziestu osób w bloku czterogodzinnym, bez cateringu — 16 700 zł netto. Wszystkie kwoty są kwotami netto, a sposób rozliczenia ustalamy przy rezerwacji.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Organizacja wydarzenia w Widok Towers — dane w jednym miejscu
Zestaw informacji, które warto mieć pod ręką przy planowaniu wydarzenia firmowego.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Adres | Aleje Jerozolimskie 44, 27. piętro, Warszawa |
| Powierzchnia dla gości | około 430 m², całe piętro na wyłączność |
| Pojemność | do 120 osób teatralnie, do 150 na koktajlu, 90 przy okrągłych stołach |
| Do 10 osób · 10–20 osób | Nie obsługujemy |
| Wesela i przyjęcia rodzinne | Nie obsługujemy |
| Szatnia | własna, na 100 osób |
| Recepcja | własna, na piętrze |
| Catering | WE Catering na tym samym piętrze; dostawca zewnętrzny dozwolony |
| Rozstawienie i złożenie cateringu | poza Państwa blokiem godzin, bez dopłaty |
| Winda towarowa | kabina 155 × 200 cm, wysokość 211 cm, wejście 110 × 207 cm, udźwig 1600 kg |
| Próba techniczna | min. 1,5 h, w Państwa bloku godzin |
| Materiały na ekran | najpóźniej 24 h przed |
| Własne nagłośnienie i realizacja | Nie przyjmujemy |
| Kontakt techniczny | wyłącznie przez biuro WE EVENT |
| Godziny kontaktu | codziennie 7:30–18:00; wieczory i weekendy indywidualnie |
| Ceny | wszystkie kwoty netto |
Organizacja wydarzenia firmowego w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 44 opiera się na trzech datach: rezerwacji, ustaleniach technicznych tydzień przed i materiałach dobę przed. Reszta — przygotowanie sali, obsługa techniczna, catering i sprzątanie — jest po naszej stronie.
Zobacz przestrzeń przed planowaniem wydarzenia
Krótki spacer po 27. piętrze — otwarta przestrzeń, strefa lounge, recepcja i panorama Śródmieścia za przeszkleniem.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Organizacja wydarzenia — najczęstsze pytania
Ile wcześniej rezerwować salę na wydarzenie firmowe?
Im wcześniej, tym większy wybór terminów — w sezonie, czyli od września do grudnia i od marca do czerwca, atrakcyjne daty schodzą pierwsze. Sama organizacja wymaga około dwóch tygodni: tydzień przed wydarzeniem spisujemy ustalenia techniczne, dobę przed przyjmujemy materiały na ekran. Konkretną dostępność sprawdzamy przy zapytaniu.
Kiedy trzeba podać ostateczną liczbę gości?
Liczba gości wpływa na catering, liczbę kelnerów i układ sali, więc ustalamy ją przy rezerwacji i potwierdzamy przed wydarzeniem. Dokładny termin potwierdzenia zapisujemy w umowie — zależy od tego, czy catering zamawiają Państwo u nas, czy u dostawcy zewnętrznego.
Co, jeśli liczba gości urośnie po rezerwacji?
Do 120 osób w układzie teatralnym i do 150 w formule koktajlowej zmiana nie wymaga przeprowadzki — przestrzeń ma 430 m² i jest wynajmowana w całości. Rosną natomiast pozycje liczone od osoby: menu po 136 zł netto i kelnerzy po 450 zł netto na każde rozpoczęte 25 osób.
Kto wpuszcza gości do budynku?
Widok Towers jest biurowcem z bramkami w lobby, więc ktoś musi przy nich stać i kierować gości na 27. piętro. Może to być nasza hostessa za 1 200 zł netto do ośmiu godzin albo osoba z Państwa zespołu, bez dopłaty.
Czy można zorganizować wydarzenie w weekend albo wieczorem?
Tak, terminy wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie przy rezerwacji. Telefon odbieramy codziennie od 7:30 do 18:00.
Co z okryciami i bagażem gości?
Na piętrze jest własna szatnia na 100 osób — goście nie korzystają ze wspólnej szatni budynku, bo całe piętro jest wynajęte na Państwa wydarzenie.
Czy można przywieźć materiały dzień wcześniej?
Termin dostawy ustalamy przy rezerwacji, razem z oknem czasowym windy towarowej. Kabina ma 155 × 200 cm przy wysokości 211 cm, a wejście 110 × 207 cm, udźwig 1600 kg — to wymiary, które warto sprawdzić przed zamówieniem ścianki albo roll-upu. Materiały i eksponaty przyjmujemy; <strong>obcego sprzętu nagłośnieniowego i obcej realizacji nie</strong>.
Czy podawane ceny są netto?
Tak, wszystkie kwoty na tej stronie i w kalkulatorze są kwotami netto. Sposób i terminy rozliczenia ustalamy przy rezerwacji.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Dojazd na Aleje Jerozolimskie 44 — Czym goście dojadą, jak przejdą przez bramki i co wpisać w zaproszeniu.
- Wigilia firmowa w Warszawie — Ile osób przy stołach, ile kosztuje na głowę i dlaczego grudniowe terminy schodzą we wrześniu.
- Sala na konferencję prasową w Warszawie — Dlaczego blok czterogodzinny wystarcza i co trzeba przygotować dla mediów.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Rachunek dla konkretnego wydarzenia policzy kalkulator wyceny. Parametry sali, zaplecza i dojazdu są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
