Sala na konferencję prasową w Warszawie — harmonogram, technika i dojazd dla mediów
Przy wyborze sali na konferencję prasową w Warszawie decyduje jedna rzecz, o której rzadko mówi się wprost: ile minut dziennikarz musi poświęcić na dojazd. Redakcja, która ma tego dnia trzy wydarzenia, wybierze to, z którego najszybciej wróci.
Poniżej harmonogram konferencji prasowej w bloku czterogodzinnym na 27. piętrze Widok Towers — minutę pieszo od stacji metra Centrum i dwie minuty od Dworca Centralnego.
Czego konferencja prasowa wymaga od miejsca
Sześć rzeczy, które redakcja sprawdza, zanim potwierdzi obecność.
| Czego wymaga | Dlaczego | Jak jest u nas |
|---|---|---|
| Krótki dojazd | Redakcja liczy czas, nie kilometry | 1 minuta od metra Centrum, 2 minuty od Dworca Centralnego |
| Szybkie wejście | Bramki w biurowcu potrafią zatrzymać ekipę z kamerą | Osoba z listą przy bramkach przez cały czas |
| Czytelne tło | Kadr musi wyglądać dobrze w materiale wideo | Ekran na całą ścianę, panorama Śródmieścia za przeszkleniem |
| Dźwięk do nagrania | Dziennikarz nagrywa z sali, nie z pulpitu | 3 mikrofony bezprzewodowe w standardzie, realizator przez cały czas |
| Miejsce na rozmowy po | Najciekawsze cytaty padają po oficjalnej części | Strefa lounge, bar i recepcja w obrębie wynajętego piętra |
| Transmisja dla nieobecnych | Część redakcji nie dojedzie nigdy | Kamera i transmisja — osobna, dodatkowo płatna pozycja |
Pierwsze dwa wiersze przesądzają o frekwencji bardziej niż temat konferencji. Dlatego szczegóły dojazdu i wejścia rozpisaliśmy osobno, w poradniku o dojeździe, razem z gotowym fragmentem do zaproszenia.
Konferencja prasowa w bloku czterogodzinnym
Cztery godziny wystarczają, pod warunkiem że półtorej z nich jest zarezerwowane na próbę — a nie dołożone na końcu.
| Czas | Co się dzieje | Czyja to część |
|---|---|---|
| 0:00–1:30 | Próba techniczna: slajdy, mikrofony, światło, ustawienie kadru | Realizator, prelegenci |
| 1:15–1:45 | Rejestracja mediów przy recepcji na piętrze | Hostessa albo Państwa zespół |
| 1:45–2:00 | Ustawianie stanowisk dla ekip — po wcześniejszym zgłoszeniu | Redakcje i nasz technik |
| 2:00–2:40 | Wystąpienie i prezentacja | Program po Państwa stronie |
| 2:40–3:00 | Pytania od dziennikarzy | Moderacja po Państwa stronie |
| 3:00–4:00 | Rozmowy indywidualne w strefie lounge, kawa | WE Catering, Państwa zespół |
Najczęstszy błąd w tym harmonogramie to skrócenie próby, żeby zacząć rejestrację wcześniej. Kończy się to sprawdzaniem pierwszego slajdu przy sali pełnej kamer.
Transmisja i materiał dla redakcji, które nie dojadą
Część mediów nie przyjedzie niezależnie od tego, jak dobry jest dojazd. To nie jest porażka organizacyjna, tylko pozycja do przewidzenia w budżecie.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Kamera i sprzęt do transmisji | dodatkowo płatne, wycena pod zakres |
| Kto obsługuje | nasza obsługa techniczna, z tego samego stanowiska co ekran i dźwięk |
| Zgłoszenie | przed wydarzeniem — nie da się dołożyć w dniu konferencji |
| Własne kamery redakcji | bez przeszkód, nagrywają na własne potrzeby |
| Sprzęt wpinany w naszą instalację | do ustalenia najpóźniej 7 dni przed |
| Obce nagłośnienie i obca realizacja | Nie przyjmujemy |
| Materiały na ekran | link Canva albo pendrive FAT32, najpóźniej 24 h przed |
Granica jest prosta: kamera redakcji stojąca na statywie to jej sprawa, a wszystko, co ma pójść przez nasz dźwięk albo nasz ekran, ustalamy tydzień wcześniej.
Ile kosztuje konferencja prasowa
Cena nie zależy od liczby dziennikarzy — zależy od długości bloku i od tego, czy jest transmisja.
| Pozycja | Blok 4 h | Blok 8 h |
|---|---|---|
| Sala | 12 000 zł | 15 500 zł |
| Sprzęt i obsługa techniczna | 3 500 zł | 4 500 zł |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł | 1 200 zł |
| Razem | 16 700 zł | 21 200 zł |
| Kawa i przekąski dla 40 osób | od 5 440 zł menu + 2 × 450 zł obsługa | |
| Kamera i transmisja | wycena pod zakres wydarzenia | |
| Godzina ponad blok | 500 zł sala + 150 zł realizator | |
Konferencja prasowa dla czterdziestu dziennikarzy w bloku czterogodzinnym, z obsługą techniczną, hostessą i kawą, zamyka się w okolicach 23 000 zł netto. Transmisja jest pozycją liczoną osobno.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Konferencja prasowa w Widok Towers — dane w jednym miejscu
Zestaw informacji do przekazania agencji PR albo działowi komunikacji.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Adres | Aleje Jerozolimskie 44, 27. piętro, Warszawa |
| Metro i kolej | stacja Centrum 1 min, Dworzec Centralny 2 min pieszo |
| Parking dla gości | Brak — parkingi płatne w okolicy |
| Układ teatralny | do 120 osób |
| Typowa konferencja prasowa | 20–50 osób z redakcji |
| Do 20 osób | Nie obsługujemy |
| Ekran | na całą ścianę |
| Mikrofony | 3 bezprzewodowe w standardzie, kolejne 7 dni przed |
| Realizator | przy stanowisku przez całe wydarzenie |
| Transmisja | dodatkowo płatna, zgłoszenie przed wydarzeniem |
| Strefa rozmów indywidualnych | lounge, bar i recepcja na wyłączność |
| Catering | WE Catering na tym samym piętrze, od 136 zł netto od osoby |
| Blok czterogodzinny | 16 700 zł netto z obsługą techniczną i hostessą |
| Kontakt techniczny | wyłącznie przez biuro WE EVENT |
Sala na konferencję prasową w Warszawie minutę od metra Centrum, z ekranem na całą ścianę, trzema mikrofonami i realizatorem w cenie, od 16 700 zł netto za blok czterogodzinny, dla grup od dwudziestu osób wzwyż.
Zobacz salę i kadr, w którym stanie mównica
Krótki spacer po 27. piętrze — ściana z ekranem, układy sali i panorama Śródmieścia za przeszkleniem.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Konferencja prasowa — najczęstsze pytania
Czy blok czterogodzinny wystarczy na konferencję prasową?
Tak i to jest typowy wybór. Półtorej godziny zajmuje próba techniczna, pół godziny rejestracja mediów, godzinę samo wystąpienie z pytaniami, a reszta zostaje na rozmowy indywidualne. Blok ośmiogodzinny ma sens dopiero wtedy, gdy po konferencji planowana jest część dla gości albo pokaz produktu.
Ilu dziennikarzy się zmieści?
Do 120 osób w układzie teatralnym, co przy konferencji prasowej jest liczbą bardzo wysoką — typowe wydarzenie to 20–50 osób z redakcji. Poniżej dwudziestu osób nie obsługujemy; przy mniejszym spotkaniu z mediami kierujemy do pozostałych lokalizacji WE EVENT.
Czy można nadawać konferencję na żywo?
Tak. Transmisja idzie po łączu światłowodowym budynku. Kamera, operator kamery i sprzęt do streamingu są osobną, dodatkowo płatną pozycją — podłącza je i prowadzi ta sama obsługa techniczna, która odpowiada za ekran i dźwięk. Zakres ustalamy przed wydarzeniem, bo inaczej wycenia się jedno ujęcie, a inaczej realizację wielokamerową.
Czy ekipy telewizyjne mogą wejść z własnym sprzętem?
Obecność ekipy z kamerą zgłaszamy wcześniej i ustalamy indywidualnie — technika w sali jest na stałe zabudowana i spięta ze sobą, dlatego własnego sprzętu nagłośnieniowego i własnej realizacji nie przyjmujemy. Transmisję i nagranie prowadzi nasza obsługa techniczna: kamera, operator i sprzęt do streamingu to osobna, dodatkowo płatna pozycja. Szczegóły podziału opisaliśmy w poradniku o transmisji online.
Czy jest miejsce na rozmowy indywidualne po konferencji?
Tak. Poza główną przestrzenią są strefa lounge z kanapami, bar i recepcja. Dziennikarz może odejść na rozmowę jeden na jeden, nie wychodząc z wynajętego piętra i nie przerywając reszty.
Czy dziennikarze wejdą bez wcześniejszej listy?
Budynek ma bramki w lobby, więc ktoś z listą musi przy nich stać — nasza hostessa za 1 200 zł netto do ośmiu godzin albo osoba z Państwa zespołu bez dopłaty. Przy mediach warto przewidzieć, że część redakcji potwierdza obecność w ostatniej chwili, i dać tej osobie prawo wpuszczania spoza listy.
Ile mikrofonów przy panelu z czterema osobami?
Trzy mikrofony bezprzewodowe do ręki są w standardzie, czwarty i każdy kolejny wymaga zgłoszenia najpóźniej siedem dni przed. Przy panelu warto też z góry ustalić, kto przekazuje mikrofon dziennikarzom w części z pytaniami.
Czy można zamówić kawę i przekąski dla mediów?
Tak. WE Catering działa na tym samym piętrze, menu zaczyna się od 136 zł netto od osoby, a obsługa kelnerska to 450 zł netto za kelnera na każde 25 osób. Przy konferencji prasowej zwykle wystarcza kawa i drobne przekąski ustawione w strefie cateringowej, z dala od sceny.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Impreza firmowa Warszawa — Rachunek za wieczór rozpisany na osobę przy 50, 90 i 150 gościach, bez pozycji ukrytych.
- Obsługa techniczna konferencji Warszawa — Co robi technik w cenie wynajmu, za co odpowiada operator kamery i skąd bierze się łącze.
- Sala na konferencję hybrydową w Warszawie — Co się zmienia w sali, gdy część widowni jest online — sprzęt, obsługa i koszty.
- Jak wybrać salę konferencyjną w Warszawie — Jedenaście punktów do zadania każdemu obiektowi i miejsca, w których rośnie rachunek.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Koszt konkretnej konferencji policzy kalkulator wyceny. Parametry sprzętu i sali są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; wydarzenia wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
