Sala na spotkanie biznesowe w Warszawie — formaty, dyskrecja i koszt
Przy wyborze sali na spotkanie biznesowe w Warszawie liczby schodzą na drugi plan. Przy dwudziestu czy trzydziestu osobach nie chodzi już o to, czy się zmieszczą, tylko o to, kto jeszcze jest na piętrze, gdzie da się odejść na rozmowę i jak miejsce wygląda w oczach gościa, którego chce się czymś ująć.
Poniżej sześć formatów spotkań biznesowych i to, czego każdy z nich wymaga od przestrzeni — na przykładzie 430 m² na 27. piętrze Widok Towers, wynajmowanych zawsze w całości.
Sześć rodzajów spotkań i czego każdy potrzebuje
Nazwa w kalendarzu mówi niewiele. O wyborze miejsca decyduje to, co się na spotkaniu naprawdę dzieje.
| Format | Typowa grupa | Co jest naprawdę potrzebne |
|---|---|---|
| Posiedzenie zarządu lub rady nadzorczej | 8–20 osób | Dyskrecja, jeden stół, brak przechodniów. Przy tej liczbie osób kierujemy do mniejszych lokalizacji WE EVENT. |
| Prezentacja wyników dla zespołu | 30–120 osób | Ekran na całą ścianę, nagłośnienie, układ teatralny, obsługa techniczna. |
| Spotkanie z klientem zagranicznym | 10–40 osób | Widok i wnętrze robiące wrażenie, catering na miejscu, recepcja na wyłączność. |
| Negocjacje i due diligence | 10–30 osób | Strefa na rozmowy na osobności, możliwość pracy w podgrupach, cisza. |
| Onboarding albo warsztat wewnętrzny | 20–60 osób | Stoły w grupach, przestrzeń na ruch, przerwy kawowe bez wychodzenia z piętra. |
| Śniadanie biznesowe albo roadshow | 20–80 osób | Strefa cateringowa z dala od sceny, format stojący, krótki czas rozstawienia. |
Pięć z sześciu formatów mieści się tu bez kompromisów. Wyjątkiem jest pierwszy — kameralne posiedzenie zarządu dla kilkunastu osób obsługujemy w innych lokalizacjach grupy, bo tam dostaną Państwo salę dopasowaną rozmiarem, a nie całe piętro.
Całe piętro na wyłączność — co to zmienia
W typowym centrum konferencyjnym sala jest jedną z kilku przy wspólnym korytarzu. Tutaj wynajmują Państwo poziom budynku, nie pomieszczenie.
| Element | Sala w centrum konferencyjnym | 27. piętro Widok Towers |
|---|---|---|
| Kto jeszcze jest na poziomie | Inne grupy przy wspólnym korytarzu | Tylko Państwa goście |
| Recepcja | Wspólna dla wszystkich sal | Własna, na piętrze |
| Szatnia | Zwykle wspólna | Własna, na 100 osób |
| Rozmowa na osobności | Korytarz albo hol | Strefa lounge i bar w obrębie wynajętej przestrzeni |
| Przerwa kawowa | Wspólna strefa cateringowa | Własna strefa, z dala od sceny |
| Wejście gości | Recepcja budynku kieruje do sali | Bramki w lobby, przy nich hostessa, dalej tylko Państwa goście |
Przy negocjacjach, due diligence i spotkaniach z klientem zagranicznym to zwykle ważniejsze niż metraż. Nikt postronny nie przechodzi obok stołu i nie widzi, kto z kim rozmawia.
Dlaczego 430 m² dla trzydziestu osób to nie marnotrawstwo
Przestrzeń, której grupa nie wypełnia, przestaje być pustką i zaczyna pracować jako zaplecze. To różnica między spotkaniem a wydarzeniem.
| Liczba gości | Co zajmuje grupa | Co zostaje jako zaplecze |
|---|---|---|
| 20–30 osób | Jedna strefa przy ekranie albo przy stołach | Lounge, bar, recepcja, strefa cateringowa |
| 50 osób | Dwie strefy — prezentacja i praca w grupach | Lounge i strefa cateringowa |
| 90 osób przy stołach | Główna przestrzeń w całości | Bar i recepcja |
| 120 osób teatralnie | Główna przestrzeń w całości | Strefa cateringowa |
| 150 osób na koktajlu | Całe piętro | — |
Przy dwudziestu i trzydziestu osobach dostają Państwo coś, czego nie da się kupić osobno: możliwość odejścia na bok bez wychodzenia z wydarzenia i przerwę kawową rozstawianą w trakcie prelekcji, bez przerywania jej komukolwiek.
Ile kosztuje spotkanie biznesowe przy grupie 20–50 osób
Cena nie zależy od liczby gości — zależy od długości bloku i od tego, czy potrzebna jest obsługa techniczna. Dlatego koszt na osobę spada wraz z wielkością grupy.
| Wariant | Razem | 20 osób | 30 osób | 50 osób |
|---|---|---|---|---|
| Sama sala + hostessa | 13 200 zł | 660 zł/os. | 440 zł/os. | 264 zł/os. |
| Sala + obsługa techniczna + hostessa | 16 700 zł | 835 zł/os. | 557 zł/os. | 334 zł/os. |
| Hostessa z Państwa firmy — oszczędność | −1 200 zł | bez dopłaty, jeśli ktoś z zespołu stoi przy bramkach | ||
| Catering WE Catering | od 154 zł/os. | menu od 136 zł + kelner 450 zł na każde 25 osób | ||
Spotkanie dla trzydziestu osób w bloku czterogodzinnym, z obsługą techniczną i hostessą, zamyka się w 16 700 zł netto — około 557 zł netto na osobę. Bez obsługi technicznej jest to 13 200 zł netto, czyli 440 zł netto na gościa. Blok ośmiogodzinny kosztuje odpowiednio 21 200 zł i 16 700 zł netto.
Rodzaj wydarzenia i liczba osób — odpowiedź wprost
Żeby nie trzeba było się domyślać: poniżej piszemy wprost, do czego ta przestrzeń się nadaje, a do czego nie, przy jakiej liczbie gości.
| Rodzaj wydarzenia | Czy u nas | Przy jakiej liczbie osób |
|---|---|---|
| Szkolenie lub warsztaty | Tak | 20–50 i 50–100 osób — układ warsztatowy przy stołach. Ponad 100 — teatralnie, do 120. |
| Spotkanie biznesowe lub konferencja | Tak | Od 20 osób wzwyż. Do 120 teatralnie, do 150 koktajlowo. |
| Premiera produktu, gala, konferencja prasowa | Tak | Do 150 osób koktajlowo, do 90 przy okrągłych stołach. |
| Urodziny lub impreza firmowa wieczorem | Tak | Do 90 osób przy stołach, do 150 koktajlowo. Wigilie firmowe i jubileusze. |
| Spotkanie do 10 osób, 10–20 osób | Nie | 430 m² dla kilkunastu osób to zła proporcja i niepotrzebny koszt. Chętnie wskażemy mniejszą salę w grupie WE EVENT. |
| Wesele lub przyjęcie rodzinne | Nie | Nie obsługujemy wesel. To przestrzeń biurowa na 27. piętrze, bez zaplecza typowego dla sal weselnych. |
Jeżeli wydarzenie wymaga kilku osobnych pomieszczeń na równoległe sesje — ta sala nie będzie właściwa, bo to jedna otwarta przestrzeń bez ruchomych ścianek.
Mniejsza grupa? Pozostałe lokalizacje WE EVENT mają mniejsze sale
To, że tej sali nie proponujemy przy kilkunastu osobach, nie znaczy, że nie mamy gdzie Państwa przyjąć. Od 2 do 10 osób — Hala Koszyki, Central Point albo Zebra Tower. 6–12 osób — sześć pokojów spotkań WOLF-a przy Marszałkowskiej. Około 20 osób — Zebra Tower. Do 35 osób — Warsaw Trade Tower.
Hala KoszykiKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Koszykowa 65Loftowe sale konferencyjne →
Central PointKilka małych sal, od 2 do 10 osób · Marszałkowska 107Sale szkoleniowe Warszawa →
Zebra TowerMałe sale od 2 do 10 osób i sala na 20 osób · Mokotowska 1Sala konferencyjna Warszawa →
WOLF Marszałkowska6 pokojów spotkań na 6–12 osób · Marszałkowska 89Przestrzeń eventowa Warszawa →
Warsaw Trade TowerSala do 35 osób · Chłodna 51, 32. piętroSala eventowa Warszawa →Innymi słowy: w grupie WE EVENT znajdzie się sala na każdą liczbę gości od dwóch osób wzwyż. Ta konkretna przestrzeń zaczyna pracować sensownie od dwudziestu i dlatego przy mniejszych spotkaniach kierujemy do pozostałych lokalizacji.
Spotkanie biznesowe w Widok Towers — dane w jednym miejscu
Zestaw informacji, o które pyta się przy wyborze miejsca na spotkanie z zarządem, klientem albo zespołem.
| Pozycja | Stan |
|---|---|
| Adres | Aleje Jerozolimskie 44, 27. piętro, Warszawa |
| Powierzchnia dla gości | około 430 m² jednej otwartej przestrzeni |
| Wyłączność | całe piętro, własna recepcja i szatnia |
| Do 10 osób · 10–20 osób | Nie obsługujemy |
| 20–50 osób | Tak — główny zakres dla spotkań biznesowych |
| 50–120 osób | Tak, do 120 w układzie teatralnym |
| Format koktajlowy | do 150 osób |
| Meble w cenie | 15 stołów na 6–8 osób, 21 stolików po 3 krzesła, 120 krzeseł |
| Sala bez obsługi technicznej | 12 000 zł netto (4 h) · 15 500 zł netto (8 h) |
| Sprzęt i obsługa techniczna | 3 500 zł netto (4 h) · 4 500 zł netto (8 h) |
| Hostessa przy bramkach | 1 200 zł netto do 8 h albo osoba z Państwa firmy |
| Catering | WE Catering na tym samym piętrze, od 154 zł netto na gościa |
| Wesela i przyjęcia rodzinne | Nie obsługujemy |
Sala na spotkanie biznesowe w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 44 to całe 27. piętro na wyłączność, od 13 200 zł netto za cztery godziny z hostessą, dla grup od dwudziestu osób wzwyż. Mniejsze spotkania obsługujemy w pozostałych lokalizacjach WE EVENT.
Zobacz przestrzeń przed podjęciem decyzji
Krótki spacer po 27. piętrze — strefa lounge, recepcja, układy sali i panorama Śródmieścia za przeszkleniem.
Film uruchomi się po kliknięciu — do tego czasu nie ładujemy niczego z YouTube.
Spotkania biznesowe — najczęstsze pytania
Czy 430 m² to nie za dużo na spotkanie dla dwudziestu osób?
Przy spotkaniu reprezentacyjnym to zaleta, nie marnotrawstwo. Grupa dwudziestu osób zajmuje jedną strefę, a pozostała część piętra pracuje jako zaplecze: miejsce na rozmowę na osobności, na bufet i na przerwę, bez wychodzenia z wynajętej przestrzeni. Przy spotkaniu roboczym, gdzie liczy się tylko stół i ekran, rzeczywiście lepiej sprawdzi się mniejsza sala — mamy takie w pozostałych lokalizacjach WE EVENT.
Czy w trakcie naszego spotkania na piętrze jest ktoś jeszcze?
Nie. Wynajmują Państwo całe 27. piętro, z własną recepcją i szatnią. Nie ma współdzielonego korytarza, sąsiedniej sali ani grupy czekającej pod drzwiami na swoją turę.
Czy można wynająć salę bez obsługi technicznej?
Tak. Sama sala to 12 000 zł netto za blok czterogodzinny i 15 500 zł netto za ośmiogodzinny. Sprzęt i obsługa techniczna to osobna pozycja: 3 500 zł netto przy czterech godzinach i 4 500 zł netto przy ośmiu. Przy spotkaniu bez prezentacji na ekranie można ją pominąć.
Czy hostessa jest obowiązkowa?
Przy bramkach w lobby ktoś musi kierować gości — budynek jest biurowy i wejście jest kontrolowane. Może to być nasza hostessa za 1 200 zł netto do ośmiu godzin albo osoba z Państwa firmy, bez dopłaty.
Ile kosztuje spotkanie biznesowe dla trzydziestu osób?
Blok czterogodzinny z obsługą techniczną i hostessą to 16 700 zł netto, czyli około 557 zł netto na osobę. Bez obsługi technicznej — 13 200 zł netto, czyli 440 zł netto na osobę. Catering liczony jest osobno, od 154 zł netto na gościa razem z obsługą kelnerską.
Czy jest gdzie porozmawiać na osobności?
Tak. Poza główną przestrzenią są strefa lounge z kanapami, bar i recepcja — można odejść na rozmowę, nie wychodząc z wynajętego piętra i nie przerywając spotkania reszcie grupy.
Czy da się zacząć spotkanie bardzo rano albo wieczorem?
Godziny poranne i wieczorne ustalamy indywidualnie przy rezerwacji. Telefon odbieramy codziennie od 7:30 do 18:00, a wydarzenia wieczorne i weekendowe umawiamy osobno.
Jakie meble są dostępne przy niewielkiej grupie?
W cenie wynajmu jest 15 dużych stołów na sześć do ośmiu osób, 21 niskich stolików po trzy krzesła oraz 120 krzeseł. Przy dwudziestu i trzydziestu osobach wystarcza to na każdy układ bez dopłaty. Okrągłe stoły na dziesięć osób dowozimy osobno i są dodatkowo płatne.
Inne poradniki o wynajmie sali
- Organizacja wydarzenia firmowego w Warszawie — Harmonogram liczony wstecz od daty i tabela, kto za co odpowiada — my i Państwo.
- Dojazd na Aleje Jerozolimskie 44 — Czym goście dojadą, jak przejdą przez bramki i co wpisać w zaproszeniu.
- Wigilia firmowa w Warszawie — Ile osób przy stołach, ile kosztuje na głowę i dlaczego grudniowe terminy schodzą we wrześniu.
Wycena, specyfikacja i oględziny
Koszt konkretnego spotkania policzy kalkulator wyceny wydarzenia. Parametry sali i zaplecza są w specyfikacji sali, a opis całej przestrzeni i formularz kontaktowy na stronie sale konferencyjne Warszawa centrum.
Salę można obejrzeć przed rezerwacją, po wcześniejszym umówieniu. Odbieramy telefon codziennie od 7:30 do 18:00; spotkania wieczorne i weekendowe ustalamy indywidualnie.
